与大多数管理工作一样，你要做的第一件事就是做好周密计划。你准备分配什么任务？预计获得什么样的成果？要明确一下为了完成任务需要有多大的授权，任务要分配给谁。一定要对每个执行任务的人讲清楚应该承担的新责任，其他人如何配合他们。

当你决定把一项任务分配给别人时，要花一些时间确认是否值得这样做。其中最有效的一个方法就是向相关的专业人士征求意见。他们是否认为这样做既有必要，又有益处？我有一个大型会计公司客户，每周都要编写一份报告送往总部，那份报告需要花费近半天时间完成编写。当我们建议他们确认一下是否有必要提交那份报告时，总部回复说：“你知道我们用不着那份报告，为什么还要继续往这里送报告呢？”

接下来，你必须设法培训那些执行新任务的员工。这个过程应该考虑员工的优点、缺点和个人行事风格。重点放在工作结果上，而不是放在工作方法上。显然，我们做事的方法各不相同，但一般来说，结果要比实际过程更重要。当员工集中精力从事那种需要运用他们拥有的智力类型工作时，他们的工作效率最高。这样你在分配任务时就得到一个保证：他不会完全按照你的方式去工作，他希望以自己的方式干得更好。

选择时机也很重要。你一定要选择适当时机分配任务，开展培训。因为处理工作的方式不尽相同，一名员工需要时间来考虑新工作的责任，而另一名员工也许喜欢接受新的挑战，力争证明自己工作效率有多高。务必敏锐地看到每位员工的独特之处。他或她的优点和强项在多大程度上可以满足完成任务的需要？

使员工超负荷工作毫无益处。整个团队密切合作所取得的工作成绩应该成为主要目标。有些员工可以比其他员工承担更多的工作，但是不要让员工超负荷工作。不然，他们只能以失败告终。你必须想方设法让员工发挥自己的长处，取得出色的工作成绩。

选定员工后，通知、培训以及监督员工的具体方式有助于在你们两人之间建立信任关系。分配任务的技巧其实就是同另一个人分担责任，分享权力。这样做要想取得圆满结果，必须双方都能获益。华伦•本尼斯和伯特•纳纽斯在他们合著的《领导者》（Leaders）一书中告诉我们：“信任是将追随者和领导者联系在一起的感情纽带。”如果在领导者和团队之间缺乏信任，你在革新求变方面所付出的努力就会产生灾难性的后果。

最后一步就是设法轻而易举地跟踪接收有关工作表现的反馈意见。将预期的具体工作成果写下来，然后设计一套简单易行的方法对工作成果进行动态监督。其中一个最有效的方法就是运用图表，这样在你跟踪监督工作进展情况时，就可以通过图表提高自己在感情上的投入参与程度，要从接收任务的员工那里及时了解情况，以利于设计你的跟踪监督系统。

权力与责任

权力与责任彼此相连。在生活里，一个最令人沮丧的情形都莫过于权责不分。这个问题通常容易受到忽视，即便是摆在眼前，也是这样。

管理人员不可能告诉每位员工应该做什么，最好询问员工为了获得预期工作效果必须做什么。管理人员知道公司目标和发展前景是什么，他是这方面的专家。员工则非常清楚一个具体工作应该如何去做。每当出现这种分享互补的情况时，你就有了沟通交流的机会。

当领导者鼓起勇气真诚地询问员工，“怎样才能把这件事或那件事做得最好？”时，实际上这就创造了一个奖励，创造了一个表扬员工创造性地开展工作的机会，同时也建立了信任关系，激发了员工的工作热情和工作积极性。与此相反，一贯指使员工应该做什么的老板往往会挫伤员工的积极性和热情，影响工作，收效不大。最好回顾一下“提问技巧”那部分的内容，也许对你会有帮助。

管理人员有责有权制定公司目标，策划公司发展前景。员工有责有权干好一定量的工作，提供一定量的产品和服务。只有当管理人员和员工彼此分享各自的经验、期望和需要时，他们才能确立切实可行的工作目标。

分工等级

分配任务有五个常用的等级，这是有关权力与责任的递进等级。随着员工渐渐展示出更多的知识，能力以及对公司的贡献价值时，他们就可以沿着下述等级走向更高层次：

第一级：站在一旁等候指示。

第二级：研究问题，提供信息，协助可能采取的行动，等待指示。

第三级：研究问题，提供信息，建议可采取的具体行动，等待批准。

第四级：研究问题，采取适当行动，经常立刻提供反馈信息。

第五级：研究问题，采取适当行动，有计划地定期提供反馈信息。

显然，随着员工的工作能力越来越强，他们对公司的贡献价值也越来越大。把在具体工作中需要执行的任务列表记录下来，并将这些任务同各个任务分配级别联系在一起，这样你就可以评价一个员工对公司的工作贡献。制作表格，将工作任务排成一列，分配级别排成另一列，你就开发出了一个简单客观的评价与沟通的工具。

在管理者与员工定期一对一指导会面时可以运用这个简单的表格，随着新员工逐渐掌握了每一级工作技能，要适当地在栏目内标注上日期，以反映出他们的工作能力级别。

样表：新入职接待员的矩形图表

规则

当你在策划分配任务时，要记住这个简单的GBSTAF规则，其中包含着确保分配任务过程顺利展开时，管理者必须加以评价并实施的一些关键要素。

G目标（goal）是什么？是否表述明确？

B明确向被要求接受任务的员工解释可能获得的益处（benefit）。

S评价接受任务员工的行为模式（style），以便你能够“懂他们的语言”。

T在感情和后勤保障两方面选择合适的时机（time）；“选择时机无比重要”。

A复核一下自己的态度（attitude）和动机，还有接受任务员工的态度和动机。

F制订、记录并执行后续行动方案（followup）。

我喜欢的一个口号是“审查你的期盼”，我建议让这一理念融入你的公司文化当中。应该不断地重申这一口号，这一口号不是用来吹毛求疵，而是发现不足之处。虽然它肯定有那样的作用，但是“审查你的期盼”这种经常性做法的一个更适宜的宗旨是研究工作进展，发现问题，消除任何阻碍因素，奖励工作成就。

风险

沟通交流当中存在着各种风险，双方有可能受到彼此的不良影响。实际上只有双方愿意相互依靠，休戚与共，才能取得预期效果。因此，你必须明确指导方针、行为方式以及将取得的工作成果。

员工可能蓄意破坏管理人员的工作计划，而管理人员则有权解雇员工。当管理人员与员工学会分享目标和期盼时，他们便开始作出必要调整，以增进彼此了解。

工作结果

有效的分配任务过程会增加你对公司的工作贡献。你不仅会帮助其他员工提高工作能力，而且自己也能够掌握新的技能。所有的管理人员都需要不断挖掘一些在公司内部希望受到鼓励鞭策、不断进取的合适员工。这样做有助于培养积极态度，强调个人发展，鼓励创新，奖励积极进取。

需要通过实践学会收放自如，学会有效地分配任务。对自己，对接受任务的员工应该有耐心。对于接受任务并出色完成任务的员工一定要给予表扬。如果有必要纠正错误，应在私下里纠错，最好在一对一同对方见面的时候。

奖赏

明确的权责划分并不是通过制定严格的规则得来的。只有当你尊重员工，尊重各个领域的专业知识，拥有共同目标和共同期盼，这些在开放交流的过程中体现出来时，你才能够在权力与责任之间取得适当的平衡结果。

公司中的每一位员工都会成为团队成员。大家会在工作中互相帮助，如果有人做得不对，大家还会提出温和的警告。恪守明确的权责范围符合所有人的利益。这种态度会使你的职位成为令人愉快的工作岗位。