在个人系统的组织整理工作中，最后一个值得我们注意的问题就是建立和使用核查清单，它可以帮助你关注项目、工作流程和程序、事件、爱好、职责等领域中可能出现的潜在问题。就本质而言，我们讨论过的任何提示清单或类别都是核查清单，因为它们的功能是提供核查或审查事项，以确保你不会在该领域遗漏事项。不过，核查清单的更普遍含义是指列出有关某个主题、程序或者某种关注/行动领域的内容，供你在特定时间或参与特定类型行动的任何时间使用。这些内容的范围很广泛，从你工作或生活方面的总体关注领域，一直到关于如何将图片上传到网站上的详细说明。

很多年前，阿尔弗雷德•诺斯•怀特黑德中肯地指出：“文明是通过越来越多的不假思索的重大行动来推动的。”清单为这种宏观观察提供了一个微型版本：无论何时，当你因为某种规律性的新现象（“每年年底，我想要/需要……”）或者因为需要你详细回想的某种特定情形（“举办研讨会之前，我需要……”）而必须进行思考时，你都应该把这些工作委托给你的“外脑”——这个管理系统要保存需要你在特定时刻从事的具体行动。[13]

数量极多的潜在核查清单可以让你更轻松地控制生活和工作领域的各种情形。如果你曾经为了做菜而参考食谱，你就是在使用核查清单来提高你的关注度和工作效率。如果你的董事会曾委任你在年内完成三个关键举措或成果，那么在董事会召开之前，你可以利用核查清单进行回顾。

由于我所描述的是如何理清和组织你大脑中的内容，为了开始执行这个系统，我将侧重于人们通常面临的一系列主题，核查清单往往是这些主题的最佳解决方案。

你希望关注的事项

当我们帮助别人清理其大脑时，所呈现的往往是这样的事情：

•定期进行体育锻炼

•多抽些时间陪陪孩子

•为部门筹划更多积极计划

•让我的团队保持高昂的斗志

•确保我们与公司的策略保持一致

•实时更新我们的用户培训列表

•更注重自己的精神实践

•更关注员工的个人目标

•保持我的工作动力

•保持并升级与公司关键人物的现有互动

面对你内心这些含糊不清的承诺和分散你注意力的事情，你应该怎么办呢？

首先，对项目和行动心中有数

对于大多数这类“材料”而言，它们是可以转化为项目或实际行动的。对于许多人来说，完全可以把“定期参加体育锻炼”转化为“制订定期运动的计划”（项目）或者“给萨莉打个电话问一下健身房和私人教练的情况”（实际行动）。这时，内心的承诺就可以转化为项目或实际行动，之后就可以按照正常的方式纳入你的个人管理系统中了。或者，“让我的团队保持高昂的斗志”应该成为一个具备特定行动步骤（“给我的人力资源总监发电子邮件，听听她对这个机会的看法”）的项目（“在我的部门探索团队建设进程”）。

然而，在这类情况之外，还有些别的情况，而且往往需要借助适当的核查清单加以解决。

规划工作和责任范畴内的关键性区域

像“坚持锻炼身体”或者“让我的团队保持高昂的斗志”这类目标，还是需要制定某种概况核查清单，才会便于定期回顾和检查。面对任何事情时，你的大脑都会在各个层面设定不同愿景和标准，它们直接影响你的决定和选择。所以，了解自己在各个层面上的不同愿景和标准是非常有必要的，只是很难做到习惯性保持和遵守。

我在前面曾经建议过，你的“工作”至少可以定义为6个级别，每一级别都应该拥有专门的确认手段和评估方法。在每一个不同的级别中，你都应当建立一个核查清单，它应该包含该级别中所有对你来说重要以及有所承诺的事情。它可以包括：

•职业目标

•服务

•家庭

•人际关系

•公共事务

•健康和精力

•财政资源

•创造性的表达

现在我们下降一个层次，专门针对你的工作来进一步考虑。对责任、员工、行业价值等不同的方面，你都需要为自己建立一些提示。这可能会包含以下各点：

•团队士气

•工作流程

•时间进度

•人员问题

•工作量

•交流沟通

•技术

所有这些事务全都可以纳入你个人管理系统的各个清单中去。根据需要来提醒自己，以保证你的航船能沿着正确的方向平稳前进。很多时候，个人管理系统的价值仅在于可以确认特定领域的状况良好，不需要添加或改变任何东西。不过，明白这一点也会促使你减少不必要的关注。

情况越是异常，控制力越应加强

对于某件事情（或某个领域）来说，我们对核查清单和外部监控的需求，与我们对这件事情的熟悉程度成反比。如果你已经从事某项工作有相当长的时间了，并且不需要在这方面做出任何改变，那么也就没有必要在你的个人管理系统中专门对其设立外部监控措施。你知道工作的每个步骤应该在何时进行、如何进行，这样才能保证一切正常。你可以在睡梦中实施管理，但实际上这种情况非常罕见。

你是否曾经不得不遵照某种规定的顺序，去管理某笔独立的金融交易，登录并更新某个软件应用程序，甚至通过几个必要步骤查询朋友的度假屋，同时你还曾经问自己：“等一下，我现在想要怎么办？”在此类状况下，如果你希望或需要重复这些步骤，那你就需要一个核查清单。我在电脑和软件方面是个半文盲，每当我们的IT专家指导我解决一些常见故障时，我很容易说服自己要记住他们告诉我的步骤。我历尽千难万险，学会了为他们创建核查清单。

核查清单功效显著，它使那些重要的工作不再给你带来忧虑。

许多时候，在你对某项工作足够熟悉以前，你都需要某种形式的核查清单来帮助你抓住工作的重点。比如，如果公司的CEO突然不知所踪，你不得不立即填补他的空缺，那你就需要立刻过目一些资料，以掌握目前工作中最为紧迫的方面。如果你刚刚接受了一个新职位的任命，其中一些新职能对你来说相当陌生，那你一定希望拥有一个控制和管理的指导框架，哪怕只是在最初的几个月也好。随着我们在公司内部设计了一个新的组织结构和操作系统，我们已经可以使用许多关键核查清单来帮助执行我们的会议决策，直到它们成为我们工作中必不可少的一部分。

通常，在情况快要失去控制的时候，我会暂时开列一张清单，上面写着我不得不处理的任务，直到情况重新得到控制。比如，当我和妻子决定为我们经营多年的生意创造一个全新的经营模式时，我承担了一些以前没有的职责，如财会、电脑操作和维护、市场营销、法律事务和管理。一连几个月，我都必须坚持认真地把这些责任范围内的核查清单摆在面前，填补所有的空白，尽最大努力平稳度过这一过渡期。当生意在某种程度上稳定下来以后，我就不再需要这些核查清单了。