如果你按照我所推荐的方法建立起个人的组织整理系统,那么拥有一个“项目”清单、一个日程表、“下一步行动”清单(一个或多个)和一个“等待处理”清单就是回顾的全部内容。
这其中,浏览最为频繁的大概要数日程表了,它会提醒你这一天里的“必做任务”(当天必须处理的事情)。这并不意味着这些写入日程表的事情就是最为“重要”的,其实,它们只不过是必须在当天完成的事情。在任何时候,只有在对不得不完成的事情和其要求的时间都了如指掌的情况下,你才有可能更加机动灵活地安排其他工作。处理日程表的最好方式是,将上面罗列的任务(如开会、打电话、完成到期报表的最终稿等)逐项完成,不要遗漏。
完成了对日程表的查看以后,就该转向你的“下一步行动”清单了。这类清单的内容是一些预先确定下来的具体行动,一旦时间允许就应该予以实施。如果你将这些任务按照不同情境编入不同的清单(比如“在家里”、“在电脑旁”、“与领导开会时”),这样一来,遇到合适的情境就可以按照对应的清单来完成行动了。
根据你的需要,以必要的频率回顾你所列出、概括的任何事项和规划图,把相关内容赶出你的大脑。 对于“项目”、“等待处理”和“将来/也许”清单,根据你的需要进行定期查阅,只要能保证你不会在心中对其中的内容念念不忘就行,因为那会影响你的工作效率。 成功的关键因素:每周回顾 一切需要采取行动的事情,我们都应当对其进行定期的回顾,以使我们的大脑不再花费精力来记忆和回想这些事情。我们无时无刻不在凭借我们的直觉对某些行动做出快速的判断,要保证这些判断的正确性,我们也必须有机会从更高的角度俯看全局。根据我的经验(这也是成千上万人总结出来的经验),使这些事项转化为行动的关键就是:每周回顾。 生活中的大多数事务之间都存在复杂的联系。如果不考虑这种联系而一味孤立地处理问题,肯定无法得到满意的结果。 ——詹姆斯•费尼莫尔•库珀 所有悬而未决的事务:“项目”清单(包括现行项目规划)、“下一步行动”、“议事日程”、“等待处理”,甚至“将来/也许”清单,都应该每周回顾一次。你自己也同时得到一次机会,确认大脑中无牵无挂,而且过去几天中的零星琐事已经统统被收集、处理并组织起来了。 如果你同大多数人一样,那你就会有这样的体验:在经过几天特别忙碌的工作之后,你对周围的工作就可能失去了控制。这没有什么值得大惊小怪的,但是,随着你始终保持忙碌状态,这种状况会持续加剧。你当然没有必要为了保证整个系统的井然有序,而随时中断手头上正在进行的工作。但是,为了保证整个系统健康正常地运转,你确实需要清理房间,每周更新一次内容。 每周回顾应该完成以下任务: •收集和加工处理所有的“材料”。 •回顾整个系统。 •更新各类清单。 •做到彻底、清楚、实时和完整。 大多数人并未真正拥有一个完善的、没有疏漏的系统,他们之所以无法从回顾中真正有所收获,正是因为他们无法做到总揽全局。他们总是模糊地感觉好像还有些事情被漏掉了。而一个完善的系统,将形成一个良性循环:你建立的系统越完备,你就越信赖它;你越信赖它,你就越有坚持运行这个系统的内在动力,而每周回顾则是保持系统完善性的关键步骤。 你必须想办法清空自己的大脑。 大多数人在年假开始的前一个星期里,总是感觉事事遂心,但这并不是因为他们要去度假。你在远游出行之前的一周里会做些什么呢?你会彻底清理一切琐碎事务,能了结的就了结,并且会重新协调部署各种安排。只有这么做,你才能在休闲时心无旁骛,才能轻松地在海滩、高尔夫球场或者山坡上放松身心。在这里,我建议你每周做一次这样的清理工作,而不是每年一次,以便将这种“活在当下”的状态带入你的日常生活中。 执行 每一个行动决策都是凭直觉做出的。问题在于,如何从希望这个选择是正确的过渡到对它的正确性深信不疑。 这个工作流程管理系统的基本目标是,为你任何时候所能做出的正确选择提供支持。星期一上午10点33分,你正在犹豫是给桑迪打个电话处理某个提案,还是清理你的电子邮件呢?一切跟着感觉走。但是,如果事前已做了计划,你对自己的决定就会表现出十足的信心。你对自己行动的态度将从期望升级为信任,由此将大大提高你行动的速度和效力。 选择行动方案的三种方法 让我们假设一下,出于安全考虑或者是怕耽搁工作,你对所有的“事情”都可能抱着来者不拒的态度。因此,在你面前总是摆放着一份长长的事务清单,而你总是找不到充足的时间来处理。在这种情况下,你是如何决定做哪些工作和不做哪些工作的呢? 答案是:靠你自己的直觉。如果你面前的事务都经过了收集、处理、组织整理和回顾这几大步骤,那么,你就已经完成了对工作和自身价值的全面思考,这会在无形中大大激发和强化你的感性判断。 我已经建立起三种选择模式,可以对你的决策过程有所帮助。它们不会直接告诉你以下问题的答案:你是否应该给马里奥打一个电话,是否需要给上学的儿子发一封电子邮件,或者是否去跟你的秘书进行一次非正式谈话。但是,它们将帮你进行更加明智的决策,而这正是那些简单的时间管理法和优先事务管理法做不到的。 1. 确定某一时刻具体行动的“四标准法” 在星期三下午3点22分时,你如何选择下一步行动呢?这个时候,你可以按顺序采用下面四个标准:情境、有多少时间、有多少精力和重要性。 前三个标准描述了你每次采取行动的制约因素,第四个标准则是评估行动的价值大小。 情境 每时每刻,你都受限于自己的行动能力。只有很少一部分事情对地点没有特别要求(像拿一支钢笔和一张纸就可起草对一个项目的想法),但是,大多数事情都只能在特定的地点完成(在家或办公室),或者需要借助某些特定的工具(如一部电话、一台电脑),而这正是限制我们行动选择的首要因素。 事情总是多得做不完,你可以每次只做一件事。无论是否已经采取行动,关键在于使自己保持良好的状态。 有多少时间 你所能支配的时间长短也是一个重要的限制因素。如果5分钟后你就必须去开会,你现在就不可能去执行那些耗时更久的行动。 有多少精力 你有多少精力呢?某些事情需要你头脑清醒、思路清晰、富于创造力,而另一些则要求你具备充沛的体力。还有一些事情则对这两方面都没有特别要求。 重要性 当你考虑了情境、时间、精力这三个条件后,最后你就要判断哪个行动选项会给你最高的回报了。现在,你有1个小时的时间,你坐在办公室里守着电话和电脑,你的精力指数为7.3(最高为10)。你应该做些什么呢?给客户回一个电话?考虑一下新的提案?处理一下语音信箱里的留言和电子邮件?或者联系一下你的配偶,看看她/他这一天过得怎么样? 这时,你可以借助你的直觉,并依赖你此时此刻的判断力。为了进一步探究这个问题,我们再来讨论一下另外两种模式,看一看怎样找到目前最重要的事情。 2. 确认每日工作的“三分类法” 当你着手处理事务,也就是人们在一般情况下提到的“工作”时,你可能是在从事以下3种不同类型的活动: •执行事先安排好的工作。 •处理突发事件。 •安排自己的工作。 执行事先安排好的工作 当你执行事先安排好的工作时,你实际上是在按照“下一步行动”清单和日程表,不断地向前推进着去落实那些你早已经确定了的行动,或者控制工作流程的运转。例如,按照电话清单拨打电话,记录头脑风暴的成果,参加会议,或者起草要同律师磋商的问题清单。 处理突发事件 通常会有一些预料之外的事情突然冒出来,你可能不得不放下手头的工作来应对这些紧急情况。例如,你的合作伙伴走进了你的办公室,希望同你谈一谈新产品发布的安排情况,结果你就放下手头正在处理的工作同她聊了起来。每天你都会碰到一些突发事件,你肯定会为此付出一定的时间和精力。但如果你转而处理这些突发事件,那就证明你认为这些事情要比你此时必须完成的那些工作更加重要。 安排自己的工作 安排你的工作,这包括清空你的工作篮,处理你的语音信息和电子邮件,整理你的会议记录,并把一项项新工作分解成多项具体的、可操作的行动。在你加工这些信息的过程中,毫无疑问,你随手解决了那些用不了两分钟就可以完成的事情(处理突发事件的另一种形式),同时把其他事情分类归档。在这个过程中,相当大的一部分工作是明确那些需要去做,但不能立刻执行的行动,并将它们分门别类地编入你的行动清单。 一旦你完成了对工作的安排,你也就完成了行动清单的更新。有了这些行动清单,再根据情境、时间、精力进行筛选,你就能得出需要着手处理的具体任务了。 最后,我们还要考虑的问题是:工作的实质是什么,工作的目标和完成的标准又是什么呢? 3. 总体检视工作的“六层次法” 事情的重要性是决定你行动选择的基本根据。但是,并没有一个可靠的模型或工具能够帮你确定实际工作中各项任务的优先级别。为了明确到底哪些工作才是最重要的,我们必须首先搞懂我们工作到底是为了什么。至少可以从六个不同的层次对此进行审视。我们可以用视野即知觉距离的概念进行类比。就像从一幢建筑物里往外看,你会在不同的楼层看到不同的景象。 •5楼视野:目的和原则。 •4楼视野:愿景。 •3楼视野:目标。 •2楼视野:关注点及责任范围。 •1楼视野:当前项目。 •地面:当前行动。 让我们由下至上入手。 地面:当前行动 在你的行动清单上,堆积着需要处理的一切事务:所有你需要打的电话,所有等待回复的电子邮件,所有要外出处理的事情,还有你打算向老板汇报的日程安排,以及希望同生活伴侣交流的信息。即使地球停止转动、你不再接收更多的任务和信息,你大概也要处理超过100件这样的事项。 1楼视野:当前项目 当前需要完成的工作,通常数量在30~100项之间。这些都是你希望在相当短的时间内取得成效的事情。例如,为家里购置一台电脑,组织一次销售会议,把公司总部迁往新址,去看牙医等。 2楼视野:关注点及责任范围 你的兴趣及承担的责任和义务,让你承担了之前的各种工作。在生活和工作的重点领域里,你希望各个方面都能取得一定的成果或者保持一定水准。在工作方面,你的责任可能包括若干方面,如战略计划、行政支持、员工培训、市场调研、客户服务或者资产管理。此外,你的个人生活中也有很多领域需要你关注:健康、家庭、财务收支、住宅环境、宗教信仰、娱乐休闲等。这些并不是必须完成的事项,可以将其作为评估我们的经验和行动的标准,以使我们在工作和生活方面保持均衡和可持续发展。将这些责任和义务一并诉诸文字,并经常回顾检视,将有助于你更加全面地对自己的项目清单进行分析和评估。 完成你的项目,履行你的义务,兑现你的承诺——然后,你的潜意识和意识都会获得成功,从而令你获得满足感、自尊感和唯一感。 ——约翰•罗杰 3楼视野:目标 在生活的不同领域,你希望有哪些新的体验?通过1~2年的努力,要为自己的工作开创一个什么样的新局面?随着一些新的责任和义务的产生,你需要经常调整自己的工作重心,以完成所制定的目标。在个人生活领域,情况也大同小异,你希望某些事情尽快完成,这将增加你对生活中某些方面的关注,同时减少对其他方面的关注。 4楼视野:愿景 展望未来3~5年的发展前景,你必定会从一个更加广阔的角度着眼:管理策略、周边环境发展的趋势、事业和生活转变的条件。内在的因素包括事业、家庭、财务以及生活质量诉求和考量方面的长期目标;外部因素包括技术进步、全球化进程、市场趋势及竞争等,这些势必都会影响到你的工作和组织整理方法。而在这一层面的决策将会影响前述各个层面的内容。 5楼视野:目的及原则 这就是我们整个生活的全景。你的公司为何存在?你自己为何存在?你真正在乎的事情是什么?事物的核心意义会指明它的发展方向。本层是整个检视系统的最高层,是生活的终极指南。你制定的所有目标、前景展望、规划、行动都由此决定,也都为此服务。 以上这种在高度方面的类比多少有些主观。在现实中经常出现的关于生活或工作的重要话题,可能无法准确地划入上面描述的某一个具体层次,然而,这种多层次的思考方法会为你提供一个有效的思维框架,帮助你认识你的义务和责任都具有多个层面的本质。 每一分钟、每一天你都无暇思考。你需要深思熟虑。 显而易见,如果你希望对工作的实质以及落实的时机做出准确的判断和决策,那么,你就必须考虑大量因素。从传统意义上讲,“确立事务重要性的先后顺序”主要聚焦于你的长远目标和价值取向上。尽管这一环节是一个极其必要的工作,但是,它对于我们日复一日接触到的、数量巨大的决策和任务而言,并不能提供一个具有现实指导意义的管理框架。只有从各个层面入手,全面地掌控你的工作流程,才能为你提供一个更加全面的、令人精神振奋的事务管理方法。 本书的第二部分将会提供一些具体的训练指导,并帮助大家学习如何运用这三种方法来指导你选择行动,以及如何发挥收集材料、加工处理、组织整理和回顾检查这几个环节的最佳功效,以使大家早日达到事业和生活的巅峰。
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