你应确保自己能随时查阅想查看的清单。当你和生活伴侣劳碌奔波了一天，最终放松下来的时候，你希望确定你们共同承担的家庭事务，这时如果你能拿出需要共同讨论的事务清单无疑是非常方便的。如果你的老板突然走进你的办公室，打算与你谈谈当前的工作，你能够立刻拿出最新的工作清单和准备的话题清单，这显然将大大提高你的工作效率。当然，这也有助于树立良好的工作形象。当你突然得到一个书面邀请，请你和某个刚认识的潜在客户共进午餐，这虽然不在计划之列，但极具战略意义，那么，你能用多快的速度整理相关资料、打印相关数据，重新考虑为本次会面（进展顺利的话，可能会延长到下午）准备的其他会谈内容？

更新你的系统

要保证你的系统是值得信赖的，关键的一点就是定期以更高的视点检视自己的内心，并对系统进行更新。当然，如果你很长时间都没有对系统进行更新，系统会远远落后于客观情况，更新一次系统将会耗费大量的时间和精力。要知道，如果你的系统远远落后于客观情况，你的大脑就不得不把大量的精力浪费在“记忆”、“回忆”之类的低级工作上。

为了让知识转变为生产力，我们必须学会见林观木。我们必须学习使两者结合起来。

——彼得•德鲁克

现在我们将面对一个很大的挑战：一旦你体验到了拥有一个清晰的大脑是怎样一种滋味，领悟到事事处于你的控制之下是多么惬意，那么你要怎样做才能维持这种状态呢？经过我多年的研究和实践，并且经过很多人的实践检验证明，保持状态的最好办法就是“每周回顾”。

每周回顾的重要作用

如果你和周围的大多数人一样，你会发现，你的脑子再好使，也不可能跟上世界变化的步伐。而我们大多数人，则都有这样一种倾向：放任自己纠缠于大量超过自己处理能力的事务。工作时，我们把一天的时间安排得满满的，一个会议接一个会议；下班后还是不时地想起要完成的任务、要履行的约定；我们每天在任务、合同、约定、协议中纠缠，我们的创造力也在这日复一日的劳作中不断萎缩。

每天需要你处理的工作数量，总是超出你的可承受范围。

这种旋风式的生活模式更加凸显了每周回顾的重要性，它让你有机会夺回生活的主动权，对事情重新评估、重新安排，让自己重新找到平衡。而这些恰恰是在每天疲于奔命的忙碌中，无论如何也做不到的。

每周回顾还有一个重要的作用，就是让你在面对如潮水般涌来的事务时，始终记得最要紧的工作、最重要的目标，把握住自己的方向。这会让你认识到，有的时候必须学会说“不”——而且要斩钉截铁、毫不犹豫——才能让你保持清晰的方向，免于陷入混乱的境况。给自己留一点时间吧——至少让自己能从“项目”的层面考虑一下自己面对的问题，这会对你大有帮助的。

什么是每周回顾

非常简单，每周回顾就是为了再次清空大脑并为未来几周确定方向而需采取的行动。它执行了工作流程管理阶段——收集、理清、组织、回顾所有那些待定的承诺、意图和倾向——直到你能够确认：“我目前已经完全掌控了我没有处理的一切事情，一旦我决定处理，马上就可以付诸行动。”

从实用的角度来看，实现这个目标需要这三个举措：确认、更新和创新。确认即确保你收集的所有东西都得到处理。更新即确保你的所有定向“地图”或清单经过审查并保持最新。随着你实现了确认和更新，创造部分在一定程度上可以自动发生，你将很自然地形成某些想法和观点，令你的工作和生活思考增值。

确认

这是将你在忙碌的一周中产生的所有碎片化结果进行归拢的初始阶段。会议笔记、你收集的收据和名片、孩子学校的通知，以及你在钱包、公文包、智能手机、夹克等所有不可思议的位置和你的更衣室柜台上不知不觉间积累的各种东西，此外还有在电子邮件文件夹、社交媒体等标准输入渠道出现的东西。

收集散落的纸片和材料 搜罗出各种各样的零碎纸张、名片、收据，以及所有藏在你的办公桌、衣服缝隙中的纸片，把它们统统收入你的工作篮，以备处理。

清空收集工具 检查所有日志、会议记录和记事本上的各种内容，确定并列出其中的所有行动项目、等待事宜、日程表事宜，以及将来要完成的事情，并将其中包含的资料进行归档，需要阅读的资料要归入“阅读”文件夹，将电子邮件、文本和语音邮件的文件夹清空。在这一过程中一定要严格要求自己，收集、处理你所遇到的一切有关交流、工作、创意、信息的记录，同时清理掉没用的垃圾。

清空大脑 把大脑中的一切事情都写下来，包括新的项目、行动、等待事宜、未来要完成的事情，以及所有尚未捕获和理清的事务。

更新

你现在应该“后卫前置”，清除你系统中的过期提示内容，保持你的活跃清单完整反映即时情况。步骤如下：

回顾“下一步行动”清单 清除系统中已经完成的行动（不是删除，而是标记为“已完成”），检查将要执行的行动的提示信息，以便记录。很多时候我都动作过快，以至于没有机会标记清单上的许多未完成项目，更无暇弄清下一步行动。现在是采取适当行动的时候了。

回顾过往的日程表数据 仔细检查日程表上两三周之前的详细项目，搜寻未完成或紧急行动项目、参考信息等诸如此类的资料，并将它们重新纳入你当前运行的系统中。掌握每一项“哦！这提醒我……”内容及其相关行动。你可能会注意到自己参加过的会议和活动，从而触发你思考有关此项内容的下一步行动。一定要保证将上一周的日程表全面地扫描一遍，确保没有遗漏。

回顾即将到来的日程 浏览一下将来的事务安排情况（长期的和短期的），确保对即将发生的事情和约会做出安排和准备。你的日历表是可以定期回顾的最佳核查清单之一，可以借此回避最后一分钟的压力，并触发创造性的思考。[1]应结合项目对即将到来的旅行、会议、会见、假期等进行评估，将你已经探测到但尚未实施巡航控制的任何情形添加到你的“项目”和“下一步行动”清单中。

回顾“等待”清单 是否有必要采取任何跟进行动？是否需要发送电子邮件，以了解最新情况？是否需要在有关某人的日程清单上添加项目，以便能和他/她进行基于最新内容的谈话？记录任何下一步行动，检查已经记录的任何内容。

回顾“项目”（和更大成果）清单 逐一地评估所有的项目、目标和愿景，以确保你目前的管理系统没有遗漏任何一个需要采取行动的项目。浏览任何积极、相关的项目计划、支持材料和任何其他进展材料，以促成新的行动、完成项目、待办事项等。

回顾任何相关的核查清单 基于你的各种约定、利益和职责，是否有你需要或想要去做但尚未完成的其他事宜？

创造

这种方法并不仅仅涉及清理和清除，虽然它们是帮你达到理清和专注状态的关键手段。不过，就我本人在这个领域的探索经验而言，最终动力还是为分析、评价具有创意和价值的新思想、新方向营造空间。如果你迄今一直在实施这种方法，那么在很大程度上这并不需要你投入大量精力去实现。我们人类天生具有创造性，我们的存在就是为了生活、成长、表达和扩展。挑战并不在于创造性，而在于消除阻碍我们的创造性能量自然流动的东西。就实践而言，这涉及集中你的行动，让思路自然涌现，捕捉并利用它们的价值。在阅读和应用任何此类技术的过程中，如果你遇到了类似于“啊哈！这让我想起了……”或者“嗯，我想我可能要……”的任何情形，你就会将你的思维具体化并加以反思，这样的话，你就是在证明这个过程的自然性。

“观点”（point of view）是人们面对过量信息时的一种极为有效的解决办法；这是一个凭直觉处理的过程，摒弃无足轻重的资料，将其精简至本质的、相关的、可以控制的程度。在信息爆炸的世界，使用“观点”将成为最为稀缺的技能。

——保罗•萨福

正如我说的，你或许不必关注这个问题，因为你的大多数创意思维可能已经涌现并纳入了这个过程。不过，你或许会发现，一些额外触发因素有利于完成这个过程。

回顾“将来/也许”清单 核查其中有哪些内容变得更值得关注、更具行动价值，将其转化为项目。删除已经存在很久的项目内容，因为环境和你的重心发生了很大变化，这些内容已经完全可以忽略。但要在清单中添加你刚刚考虑到的可能发生的新情况。

收集你的奇思妙想和新奇的点子 你的脑中是不是经常会冒出一些新鲜、巧妙、富有创意、发人深省、风险十足的念头。你可以利用这个机会对它们进行整理，并添加到你的管理系统或“外脑”中。

整个回顾处理过程只是一个对未尽事宜集中整理的过程，但是却很少有人能做到持续执行。要知道，每次执行这样一个过程之后，我们都会重新获得清醒的头脑，并再次体验到那种轻松控制生活的状态。当然，回顾的范围是极大的，尤其是如果你个人管理系统的结构和空间不足以容纳最新的完整数据的话，需要回顾的范围会更大。而且，鉴于你面临的各种日常压力和需求，即使你有一个适当的控制中心，你也无法轻而易举地做出反思和调整。

进行回顾的恰当时间和地点 每周回顾是非常关键的，你有必要为它建立一个合适的环境、准备合适的工具，并逐渐养成习惯。一旦你为整个系统工作建立起一个舒适的工作区域，你会发现定时进行回顾变得轻而易举——你完全可以把更多的精力放在具体事情的处理上。

到那时，你所需要做的就是，每周抽出几个小时，让自己摆脱日常事务的干扰——并不是要完全置身事外，而是将视野至少提升至审视所有项目及其状况的高度，来更好地总揽你关注的所有其他内容。

如果你拥有自己独立的工作空间，你就可以让自己免于外界的干扰；如果你的工作是周一至周五的标准五天制，那么我建议你在最后工作日下午留出两个小时的时间，专门用于每周回顾。之所以选择这个时间，主要是因为下面三个原因：

•对于这一周的事务，你很可能还记忆犹新，这使你能够进行完整的反思和回顾（“哦，我差点忘了，我还得给她打个电话说说那件事情……”）

•如果你在每周回顾的过程中，发现必须与他人取得联系，这时你就可以在他们周末外出度假前与他们取得联系。毕竟这个时间段，大家都还没有下班。

•清理一下自己的大脑和办公桌，让自己把所有不必要关注的事件都抛到脑后，这样就可以安心地享受周末的休闲时光。

也许你是那种非常忙的人，忙到连正常周末休息都无法享受。我就是这样，在周六和周日，需要处理的事情和平时一样多。但是，我们还是需要寻找合适的时间来进行每周回顾。我出差的时候经常会经历长途飞行，这为回顾提供了一个理想的机会。许多人都养成了适应自身生活方式的“每周回顾”习惯，从每周六早上照常到他们最喜欢的咖啡馆消磨时光，到每周日在女儿参加唱诗班活动时待在教堂后排，这些时间都可以用来进行回顾。

随时走开，享受些许放松。持续不断的工作会削弱你的判断力。走远些，因为远离工作更容易发现不妥之处。

——列奥纳多•达芬奇

无论你的生活方式属于哪一种，都必须形成一个每周重新审视行动计划的“惯例”。也许你已经拥有了这种模式（或者与之类似的某种形式），那么尝试在其中加入更高层次的回顾内容，将它变成你的每周回顾吧。

有些人发现他们很难抽出时间进行回顾检查，因为工作和家庭随时都会出现新的问题，他们根本就没有闲暇时间停下来重新组织工作。我所见过的压力最重的专业人士，要数那些在工作时必须随叫随到并且能够迅速做出响应的人，下班后，他们还要回家应付几个不到10岁的孩子，以及同样奔波了一天、满身疲惫的配偶。唯一称得上闲暇时间的，可能就是每天上下班途中的一小时空闲了。

如果你恰巧属于这种情况，那么你所面临的最大困难就是找到合适的时间和地点，来让自己的每周回顾一直贯彻下去。我建议你要么每周五的晚上在办公室中加班几个小时，要么在家里打造一个令人放松的、可以正常工作的空间。

高级管理人员的回顾时间 我培训过许多管理人员，我建议他们在每周五的日程安排中规划出两个小时的时间。对于他们来说，最大的问题就是，在“高质量的思考”和“及时处理突发事件”这两者之间难以取舍，这确实让人难以抉择。然而，那些工作经验更丰富的人却能认识到“磨刀不误砍柴工”的道理——安排一段不被打扰的时间，仔细梳理自己的工作——这其实就是某种程度上的每周回顾。我们的一个客户供职于一家全球最大的公司之一，负责高管选拔，他建议利用高质量的时间进行回顾和重新分组，以确认某人具有其组织高层严重缺乏的出色的直觉决策能力。

工作上的好点子经常在非工作时间蹦出来。

甚至连那些已经把静心思考融入工作中的管理人员，仍然常常对那些更加宏观的回顾和1楼视野层面（项目）的思考漠不关心。一边是一个个紧张的会议，一边是携酒漫步于夕阳下的池塘边，在这两者之间，需要有一个中间状态，让你有时间对事务进行思考和重组，让自己在更高的层面上控制自己的生活。要知道，任何人都不可能随时保证自己的所有事情都已经彻底得到确认、澄清、评估和实施，这根本就不可能。

思考是工作和生活的精髓，同时也是最难做到的事情。帝国的创建者们在争分夺秒地认真思索时，其他人却在嬉戏。如果你不是自觉地去努力开启这种自我指导的思维过程，那么你就是在向懒惰屈服让步，你将永远丧失控制自己生活的能力。

——戴维•凯克奇