这个层面往往要求建立所有待完成项目的总索引，把制订和保存项目计划和辅助材料的工具收集起来，专门抽时间回顾这个层面的内容。

项目层面的极好工具是项目清单，即用一张单子列出所有事项，一行列一项，或者一页纸列一项（再把它收进文件夹）。它可以起到类似文件抽屉的作用，各个项目都有专门的文件，你只要扫一眼文件夹的标签，马上就能找到它。一张电话清单可以列出形形色色的通话对象和内容，同样，项目清单的内容也可能非常庞杂。不少人使用类似文件抽屉或者文件柜的索引方式，把每个项目专门列一个文件夹。不过，这种方法的缺点是，很多项目（根据我的定义）非常重要，你却觉得不值得专门用一个文件夹。人们往往觉得把“更换新轮胎”或者“与凯瑟琳去纽约共度周末”单列一个文件夹有点小题大做。还有许多人认为，类似“安排孩子的暑假活动”与“推出广告宣传”不是同等重要的任务，他们觉得系统当中应该只包括“工作”，“私事”不值得收入系统。可是，为了保持对项目的掌控和视角，所有项目都应该进行捕捉，定期逐项查看，而且不分主次。

如何、何时执行

这个层面应该分3个时间段进行考察追踪：

•每周抽出一次固定的1~2小时独处时间，了解全部项目的进展状况

•只要你觉得一部分项目滞后，下一步行动不能如期进行时

•只要你觉得一段时间内似乎主次不分，轻重缓急不明时

我常劝大家做“每周回顾”，它已经成了运用一套系统性方法、使GTD行之有效的标志性的成功要素。它保证了这套具体程序“适时处理，及时更新”——最好在一周结束时做总结（当然别的时间也行）。它的作用是让你清空大脑，掌握最新动态，保持创造力。

“清空大脑”的目的是支撑系统，捕捉系统的内容，也就是把身边、大脑里积攒起来的松散线头收集起来，纳入系统加以整理和组织。包括清理电子邮件和公文包，整理口袋里和桌面上的票据、电话笔记、便笺以及收集在电脑里的其他零碎东西。

“掌握最新动态”的目的是更新“行动和项目清单”，把一周内未能按照计划完成的部分再做安排。时间一天天过得飞快，你很难事事考虑周全，以及对它们的进展状况和下一步行动了如指掌。我坐下来做每周回顾时，经常发现清单上有些任务我已经完成，却来不及把它勾掉。也可能过去几天出现了一些新情况，出现一些必须执行的新项目，我却懵懵懂懂，直到回顾时才意识到。只要我知道自己的项目清单是最新的，我就必然把每个项目的下一步行动在系统中各有安置，通常要么列在日程表上，要么列在行动清单上。

涵盖新情况的典型范例，也许莫过于我们推荐的日程表总结，即浏览过去两周的执行和进展情况，提前设想后几周可能要承担的事务，以弥补疏漏。如果别人可能给你添加日程表事务，尤其应该进行每周回顾。

日程表是你安排时间的工具，把日程表与项目清单对照总结，你还可以及时注意到最后期限的重叠（这种情况在所难免），并根据情况灵活调整时间的分配。许多事务都有时间要求，不过，事事精确计划、周密协调的情况却极少，所以，一旦约见的时间有变，或者出现新情况，影响到你的轻重缓急的安排，你就可以进行灵活调整。你翻看日程表，想着几天来哪些事务有变。当你意识到，下周你可以抽出整整两个小时不受打扰的时间，能按时完成起草文件的任务，你就会喜出望外，原来焦头烂额、身不由己的感觉会大大削弱。

“保持创造力”也是每周回顾的组成部分，只要给它留出充足的时间，无须刻意为之，创造力自然勃发。如果你照我说的去做，把各项内容妥善纳入系统并逐一总结回顾，实用的想法和巧妙的点子必然会源源不断地冒出来。如果你不进行总结回顾，就想不到这些点子，或者只在万不得已、急中生智时才能想到。你想带妻子去旧金山庆祝生日，最好提前一个月考察一下在那里有哪些娱乐活动，不要等到已经抵达旧金山，才想起购买座位靠前的演出门票。

在这个层面，最好至少每隔7天瞭望一下全局。有些项目要持续关注、经常总结，特别是如果你在星期一才接到一个大项目，而星期五必须完成。有些项目比如计划9个月后休个长假，你也许可以不慌不忙地在几个星期内抽空完成。

GTD模型支持“大脑延伸”，它不但可以减缓大脑中央处理器的压力，保证程序正常运行，还可以在你想到待办事务时，自动启动全速思考。换句话说，你列好项目清单，把任务妥善归置，轮流执行，一次处理一项，那么，就可以最大限度地发挥你的创造力，让它发挥最大作用。

“1万英尺”不是单纯地把你想好的项目挨个列出。当然，逐项列举是它的核心部分，但它其实是站在更高的立足点对全局的综合梳理。它好比中场休息，让你喘口气，重新想一想比赛策略。这里，你要摆脱日常琐事的缠绕，抽出宝贵的时间来获得对日常琐事的掌控。因为很多人的状态是，工作时心力交瘁，周五下班以后如释重负，痛恨下周一再去上班。

站在较高的立足点进行总结，可以加强总体的舒适度和方向感。不过这个层面贴近日常事务，所以它是保持头脑神清气爽的关键。你可以短暂地摆脱手头琐事的困扰，却不能游离太远。从战术意义上讲，它是站在贴近生活的守望台而不是脱离实际的象牙塔的鸟瞰。