某些时候，你必须搞清楚你的宏观目的、长期目标，以及从根本上对你的决定起推动、评估和排序作用的愿景和原则。

在你的工作中，最重要的目标和目的是什么？你有明确的一年或者三年规划吗？你的职业生涯如何规划？目前的生活方式是否令你满意？从长远目标的角度来看，你是不是正在做你真正希望或者需要做的事情呢？

本书的重点并不是那些3楼到5楼视野的事情。但是我希望读者能够着眼于更高的层面来思考问题，其实这也是我的目的所在——帮助你使自己的生命体验变得更加轻松愉快。当你在“地面”和“1楼视野”层面上能够更快地处理问题时，你自然就会有时间去思考其他更高层面的问题了，因为这样才能让你的头脑获得真正的清静。

没能控制自己的日常生活之前就试图设定目标，往往会削弱而不是增加你的动力和能量。

对于更高层面的回顾工作，你需要多久进行一次呢？这个问题只有你自己才能回答。在这里，我必须提出的原则是：

无论是在生活还是工作中，如何找到合适的范围、如何做出合适的决定、如何确定合理的时间间隔，都只有一个标准，就是让你自己感到一切都清清楚楚就可以了。这是对你的终身邀约，也是你的终身义务，旨在让你实现所有未竟使命或者意向。

多年来，我通过自己的切身经验和密切参与许多人的日常生活发现，从根本上推进并掌控日常生活的方方面面，能自然而然地为更高层次的事务提供丰富的灵感。正是因为深层动机的驱使，我们才背上了各种复杂的职责，在履行职责的过程中才会感到困惑，力不从心。你觉得很有必要生孩子；现在你有了自己的孩子，他们成了你至少需要管理20年的重大事项。你觉得必须有所成就，在这个世界创造被认可（并能货币化）的价值；于是你创办了一家企业，或者致力于一项高尚的事业，因此你现在事务缠身，觉得无力应付。对现在的你而言，更多的目标或许是不必要的，你需要在追求已经付诸行动的目标时有种轻松感，并相信你可以自如地执行任何新目标。

为了理解这个世界，人们必须时而背过身去。

——阿尔伯特•加缪

其实，我们往往可以从一个新角度来审视我们的愿景、价值观和目标。不过，以我的经验来看，如果你认为自己未能顺利应对你为自己创建的世界，你就会拒绝和自己对话。改变你心目中的一个目标或愿景需要多久？如果要改变的话，不需要太久。让你相信可以实现自己承诺的成果需要多久？我的经验是，至少需要两年时间来执行这种方法，并使之成为一种习惯，才能达到这种程度的自信。这并非坏消息——这很正常。好消息是，一旦你开始应用这些最佳做法，就可以即刻在日常更具操作性的生活和工作层面实现更大的掌控，而且，它很可能揭示你此前无法认识或利用的更重要行动的真实意义。

这种未来导向的思维方式的另一个方面是在设定目标时保持极大的灵活性和随意性。一个重要的例子首先出现在软件领域，即“敏捷项目管理”成为成功创业的规范做法。创建一个愿景，尽最大努力想象它的样子，尝试做出一个可能被市场接受的产品，然后在来自现实世界的反馈的基础上灵活行事，而你的愿景和执行方式也随之日渐成熟。这里的启示是：积极的未来思维固然很关键，也很美妙，但是，未来思维只有与物质世界里的执行信心相结合，并全程纳入响应和校正措施后，才会最有效地呈现。

这个世界本身永远不会不知所措，或者充满困惑——只有我们会，而且是我们对待世界的方式让我们感到不知所措和困惑。

收集、处理、组织整理和回顾这几大过程的最终目的以及最大的挑战是回答这个问题：现在的时间是星期三早上9点22分，你要做些什么呢？

执行阶段：选择最合适的行动

具体到每一个繁忙而辛劳的工作日中，你该如何根据各种情况来选择最合适的行动呢？

正如我曾经提到的，答案非常简单：相信你的感觉，或者说相信你的本能反应、你的直觉——可以作为你的参考点的任何东西，它们能让你退后一步，与自身的智慧源头联结。如果你既做过深思熟虑的选择，也做过膝跳式反射般的应激性决策，你就会理解我的意思。

在你进行选择的时候，迟早都要依靠自己的直觉。而且，有多种方法可以让你增强对直觉的信任程度。

这并不意味着让你的生活随心所欲——当然，除非你真想如此。实际上，我曾经尝试过在生活中放弃一切，而且我可以说，这段经历如果不是必需的话，也自有其价值。[1]

如同在第2章概括出来的那样，有3个评估方法对行动的决策过程极有帮助，它们是：

•确定某一时刻具体行动的“四标准法”

•评估每日工作的“三分类法”

•总体检视工作的“六层次法”

这些标准或模式的排列次序，恰好与典型的由上至下的思路相反。这也正是本书所提供的管理方式与其他个人管理方式的不同之处。接下来，就让我们从最底层开始入手吧。

确定某一时刻具体行动的“四标准法”

记住，当你确定下一步行动时，是依据下面的四重标准进行的：

1. 情境

2. 有多少时间

3. 有多少精力

4. 重要性

为了能够让你更加深入地理解这些标准，下面我将逐个进行说明。

情境

在任何时候，你首先要考虑的是你能够做些什么？你身处哪里？手头上拥有什么工具？是不是有一部电话？你是否能见到你想见的人，与他当面讨论你早已写在日程表上的那些内容？你是否在逛商店，而这里恰好有你想买的东西？因为不在合适的地点，或者手上缺乏合适的工具而没有办法完成某些行动，那么你也就没有必要想起那些行动了。

正如我前面谈到的，你应该根据不同情境来组织整理你的行动提示信息——“电话”、“在家时”、“在电脑旁”、“外出”、“与乔相关的事”、“有关员工会议的安排”，诸如此类。既然情境在你选择最佳行动方案时是发挥作用的第一要素，那么，按照情境而分类整理的行动清单，自然可以在你选择行动的时候减少大量不必要的选项。如果你把大量行动罗列在同一个清单中，但是却不能在同一个情境下执行，那么在选择行动的过程当中，你就不得不花费大量的精力对这些行动进行重新的思考和筛选，以决定到底该执行哪个行动。

在约束中能感到自如，那你就是自由的了。

——罗伯特•弗罗斯特

如果你前去客户的办公室，等到了那里，发现会见要推迟15分钟，你就可以参考你的“电话”清单，找出可以有效利用时间的事情来做。你应该根据需要，随时打开或者合上行动清单。

根据相应情境来对行动提示内容进行分类的另外一个好处是：这让你不得不在处理事务的时候就决定其具体的下一步行动。我的所有行动清单都是按照这种方式组织起来的，所以在我确定某个行动应该放在哪个清单中的时候，必须先确定该行动的具体内容。（这个行动需要用到电脑吗？还是会用到电话？或者需要去商店？与我的妻子实时对话？）那些只给自己准备了一个“混合”行动清单的人，经常发现自己在应该执行行动的时候，却在思考下一步行动到底是什么。

我经常鼓励我的合作伙伴在开始清理工作篮时，就建立起不同类型的清单。因为这会自然而然地让他们明确，为了推进项目发展，所需要执行的具体行动是什么。

创造性的情境分类

随着这个方法的持续执行，你必然会找到一种创造性方式，根据自身情况对情境类别进行定制。尽管通常是按照所用工具或所需物理位置进行分类，但往往还有其他独特方法可以对你的提醒内容进行筛选。

我会在长途旅行之前创建一个临时性的“出行前”类别，将必须在出发前处理的所有行动清单内容纳入其中。在执行完毕之前，我需要回顾的唯一清单就是这个了。有时候，我会有许多下一步行动需要采用“创造性写作”模式；尽管这些行动在电脑上有记录，但和需要在笔记本电脑上处理的其余事情相比，它们需要的思考时间和思维模式有所不同。将那些内容分类列入一个不同的“创造性写作”行动清单，你会觉得管理重点事项变得更加轻松，也更有效率。现在，我把我需要电脑辅助的各项行动分成了三类：不需要互联网连接的、需要互联网连接的，以及纯粹的网上冲浪（有待在网上搜索的可能有趣或值得关注的事项）。

多年来，我见证了人们有效采用了以下类别：“傻瓜行动”（不要求动脑筋的简单行动）和“不到5分钟行动”（快速“制胜”）。有时候，人们更愿意根据其生活和工作的重点领域——“财务”、“家庭”、“管理”等——进行提示内容分类。最近，有人和我分享了她在基于行动的直接情感回报（服务他人、生活稳定、长远发展等）进行分类方面的价值收获。构建“下一步行动”清单的方法谈不上“正确”与否，但它必须最适合你，而且这部分系统内容可能随着你的生活发生改变而变动。[2]

如果你是这个流程的初学者，或许觉得掌握这些细节和区别没那么必要或重要。你必须记住，当你为了履行你的生活和工作承诺，去真正确认你要采取的所有下一步行动时，你的确认数目很可能远远超过100个。要真正创建一个有效的“外脑”并取得惊人成果，就要以某种程度的敏锐性去管理此类基础性工作，从而获得不可估量的回报。

有多少时间

选择行动的第二个要素就是你所拥有的空闲时间的长短。“10分钟后必须参加会议”与“连续几个小时的空闲”，这两种情况一定会让你做出不同的选择。

显而易见，了解一下目前可供自由安排的时间一定会大有帮助（这正是日历和时钟的价值所在）。如果你的行动清单中罗列的行动非常全面，那么它就能提供更多的选择、更全面的信息，从而使你更加轻松地根据当前的空闲时间来选择恰当的行动。换句话说，如果你在开会之前只有10分钟的时间，你就应该选择执行一个10分钟内能够完成的行动。但是如果你的清单上只罗列着那些“重大”或者“重要”的工作，你就无从选择了，因为通常这类事情都无法在短短的10分钟内完成——尤其是它们缺失下一步行动提示的话。对于那些花费时间较短的行动，你完全可以利用每日的零碎时间来完成它们，这也是提高办事效率的最有效的途径。

此外，很多时候你得连续数小时绞尽脑汁地埋头工作，此时你会希望转移一下注意力，用轻松的方法实现小目标。因此，对于你的行动列表上的某些简单事宜，要尽量令其处理步骤方便、快捷。更改餐馆预订、打电话给某个朋友祝他/她生日快乐、订购鸟食，或者只是步行到隔壁市场或药店采购你“任务”清单上列出的物品，都属于此类。