在本章的最后，我建议你抽出几分钟时间，将阅读本章过程中你脑子里想到的事情都记录下来。不管是什么样的想法，只要它在你的脑子里闪过，就把它记录下来、写在纸上，别让它一直留在脑子里纠缠你。

中立是一种既不能突进也不能磨蹭的状态。中立并不意味着消极、自满或被动，而是从容不迫，允许在采取进一步行动之前新的信息、新的可能出现。当处于中立状态时，你其实可以提高自己的敏感性和直觉智慧。中立是萌发新机会的沃土。

——道克•奇尔德

下面我们就来一起处理这些笔记。你首先要判断，写出的某件事情是否需要立刻执行或推动其发展。如果不需要，你就可以将对应的条目删掉，或者将其放入“将来/也许”清单，还可以放在一个特别的文件夹里（可以命名为“在未来某一时刻，我有可能实现的梦想和目标”，专门用来记录你的梦想）。也许你希望继续进行这类有关未来的思考，并使用更加正式的方式——比如，你可以与你的合伙人共同草拟一份商业计划，或者同你的配偶一起规划未来的生活，或者为今后3年的事业发展制订一个具体的计划，或者请一个私人顾问，让他协助你完成这一思考过程。如果你这样做了，就应该把你的思考结果列入你的“项目”清单，并确认它对应的“下一步行动”。然后执行、委派或推迟这一行动。

完成这些工作之后，你自然就会将注意力转移到那些已经确定却并未充实细节的“项目”上来（也就是那些没有完全思考成熟的项目）。现在，你就要开始进行项目的“纵向”处理过程了。

学会控制项目

在第4到第9章中，我们介绍了如何清理自己的大脑，以及如何对何时该做何事做出正确的选择。这其实是一个横向的视角——它面向的是你整个生活中的所有事务和行动。而完善的时间管理系统还差一个关键部分，即所谓的纵向视角——激发自己大脑的活力，对某个特定事务进行深入的思考和大胆的想象。对于你参与其中的项目和情形，你或许的确理清了相关结果和下一步行动步骤，但有时你会觉得，创造性思考和详细的行动方案更有助于你加深对它们的了解。

在这一章中，我们将一起对项目的规划进行深入的研究和仔细的推敲。

我们需要更多的非正式计划

经过这些年来与数千位职业人士的接触，我可以大胆断言，实际上我们所有人都应该在生活和工作方面进行更多的、更频繁的非正式计划。这种做法会大大降低我们的心理压力，并能以极小的代价换来巨大的回报。对于你所参与的各种项目和情形，也许你确实能理清其结果和下一步行动步骤，但有时你会觉得有必要增进你对它们的了解，进行更具创造性的思考，并明确其执行过程。

任何一个成功的项目在进行到中途时，看起来都如同一场灾难。

——罗莎贝斯•莫斯•坎特

对于项目计划过程，最大的提升空间并不在工具方面。毕竟很多专业的、复杂的项目组织与计划工具已经非常普及了（比如甘特图等），大多数需要这些工具的人都已经在使用这些工具了。真正需要改进之处是，在计划的过程中，让你的创造性和预见性思维能够真正发挥作用。

而造成这种简单有效的思维缺失的最主要原因，是一般的自上而下系统无法应付在思考和预测中出现的数量庞大的细节。这也就是我主张自下而上的管理方式的原因。如果你感到对需要执行的任务失去控制，自然就会对计划产生抗拒，这会让你不知不觉在原地打转。但是如果你接受并认真实践了本书中的方法，你的灵感和创造性思维就会获得空前的释放。如果你的系统已经为接纳随时产生的奇思妙想做好了准备，那么你的工作效率肯定会大大提高。

你建立起的系统以及运用的技巧，应该能够帮助你更频繁、更轻松、更深层次地思考你面对的项目和情况。

在本书第3章中，我提到了项目计划的5个阶段，这些阶段会帮助我们将想法转化为实际行动。

下面是一些实用的技巧和方法，可以帮助你使用我所推荐的自然的、非正式的计划方法。尽管这些建议都是基于基本常识，但是大多数人往往都没能做到完全遵循。你应该随时将这些建议铭记在心，而不是在面对重要任务的时候把它们拿出来临时抱佛脚。

哪些项目需要你进行计划？

实际上，列在你的项目清单中的大多数项目，都不需要你进行刻意的“计划”，这些项目只需要你在大脑里过一下，自然而然就会得出下一步行动。比如说，你要“对车子进行保养”，你只要上网找到最近的4S店，约个时间就可以了。

然而有两类项目，确实需要我们进行某种形式的安排策划：（1）那些你已经决定了下一步行动，却仍然吸引你注意力的事务；（2）那些意外冒出新点子或临时出现新细节的项目。

第一类——这些项目，除了下一步行动以外，还有其他需要你确认和安排的方面。也就是说，在你确定了下一步行动后，还需要进一步的关注和处理。对于这类情况，你就需要应用自然计划法了（可能是其中一个或多个阶段）：定义目标和原则、展望成果、头脑风暴、组织整理。

第二类——这类项目的想法会突然冒出来，很可能不是在工作场所和工作时间（海滩上、汽车上或者会议上）。你应该将这些想法随时收集起来。这样一来，这些念头就可以先被保存起来，以后再做仔细考虑。

项目计划也需要确定下一步行动

你总会遇到几个这样的项目：你希望对其进行更加具体细致的安排，以确保万无一失。比如：你马上要去参加一个重要的会议，必须准备好会议日程安排以及一些相关的资料；或者你刚刚接受了安排公司年会的任务，你不得不尽快地使各方面准备到位，并把一些具体的工作分派下去；或者你需要向人力资源部门描述一下某个新职位的工作要求；或者你需要思考并制订近期的家庭度假计划。如果这些工作还没完全落实，现在立即确定下一步行动吧，并把它列入你的行动清单。这会帮助你开始对项目的计划，并有效地推进更深层次的规划。

典型的计划步骤

最常见的几种计划导向的行动方式为：个人头脑风暴、组织整理、召开会议、收集信息。

头脑风暴 对于那些一直吸引你注意力的项目，你需要开动脑筋，仔细思考；特别是当你不清楚下一步行动是什么的时候尤其如此。对于这类情况，最合适的下一步行动就是“想想关于某个事情的点子”。

这个下一步行动，也要列入你的下一步行动分类清单，所以你要确定在哪里进行、如何进行。在进行这类思考时，是在电脑上进行好呢，还是用纸笔工具更合适？我会完全凭直觉选择其中的一种。对于我来说，要么把它记录到“在电脑旁”清单中，要么记录在“任何地点”清单上（因为随身携带笔和纸，所以我可以在任何地点绘制思维导图或者记录粗略的笔记来帮助思考）。

组织整理 也许你已经为某些项目收集了足够的笔记和辅助资料，现在你只需要将它们整理一下，使之更有条理。在这种情况下，你的下一步行动很可能像这样——“组织整理某个项目的资料”。如果你必须在办公室里才能执行这一行动（因为所有的文件和资料都放在办公室，没办法随处搬动），那这个行动就应该记在“在办公室时”清单上；如果你收集到的资料都是电子形式的，并存入了随身携带的笔记本电脑或数字设备中，这个行动自然可以纳入“任何地点”清单中；如果你希望用文字处理软件、演示软件、思维导图软件或者项目规划软件来辅助你的行动，就应该把这个行动列入“在电脑旁”清单。

机构（团体）中提高效率的最大障碍是，在面对问题的时候，当事人不知道是否应该召开会议，也不清楚应该让哪些人参加。

召开会议 通常，把相关人员召集到一起，共同讨论、群策群力会让事情取得一定的进展。这通常意味着给相关人员或者你的助手发一封电邮，或者给某个关键人物打个电话来敲定一个时间。

收集信息有时，计划工作的下一项任务就是收集更多的资料。比如，你需要同某人打电话聊一下，掌握他的情况（“给比尔打个电话，了解一下他对经理会议的看法”）；或者你需要浏览一下你刚刚接手的有关去年会议的资料（“查看一下股东大会的归档资料”）；或者你希望在互联网上浏览一番，看一下你正在工作的领域有没有什么新闻发生（“查看一下大学奖学金基金的情况”）。

随时产生的想法 不要错过任何一个可能具有潜在价值的想法和创意。许多时候，当你处于一个与计划工作毫不相干的地点时，却会想出一些好点子来。比如，当你正要去商店买东西时，会突然想到一个关于员工大会的绝妙念头；或者当你正在做饭时，会突然想到下次举办用户会议的时候要给参会人员送什么样的小礼品；或者你在看晚间新闻的时候，会突然想到公司的顾问团遗漏了一个重要的人选。

如果你想到的点子不是可以列入行动清单的具体行动，你就有必要想办法把它们保存下来。当然，确保没有遗漏任何想法的关键就是你的收集系统了，即你的文件夹、纸笔或智能手机等。你需要保存所有的想法、念头和创意，以便日后处理。