要做好应对一切的准备，需要我们具备高效做好事情的各种条件。要做好事情，首先要确定什么叫“做好”并明确怎样才是“做事情”。但是，考虑到我们在生活中要处理的事情数不胜数而且异常复杂，要照顾到方方面面，最好还是采用某个统一模式中的具体指导原则。如果你想全面了解下面介绍的最佳方式，请阅读我的《搞定I——无压工作的艺术》（最新版）一书。

工作流程的个阶段

这是实现“横向”控制的操作指南——怎样掌握、认识并处理好自己的全部任务。第2阶段和第3阶段将在“处理与组织整理流程图”中得到进一步说明。在真正成为习惯之前，“处理与组织整理流程图”是你案头非常有效的一种工具。

. 收集

○捕获吸引注意力的一切外部事务（工作篮、电子邮件、笔记本、语音邮件等），并将其从大脑的短期记忆中清空。

○根据需要尽量减少收集工具的数量。

○通过处理和组织整理（参考下文）定期清空收集工具。

. 处理

○处理收集到的项目（决定如何处理收集到的材料）。

○如果不需要采取行动，可以抛开，也可以“存入备忘录”留待日后处理，或者将其归档备查。

○如果需要采取行动，那就确定随后采取的具体行动，要么亲自处理（如果两分钟内可以完成），要么委派他人（并通过“等待”清单跟踪进展情况），要么推迟执行（列入行动提示清单或行动文件夹）。如果一次行动无法完成某项工作，那么把这项工作当作项目对待，列入项目提示清单。

. 组织整理

○把收集到的输入信息结果分成恰当的可检索、可检查的类别。4种主要的行动类别分别是：

•项目（决定实施的项目）

•日程表（具体某一天或某个时刻需要采取的行动）

•下一步行动（需要尽早采取的行动）

•等待（其他人承担的项目和采取的行动，但你要加以关注）

○增加有利于工作的次级类别清单（例如“电话”清单、“杂事”清单、“家”清单、“电脑”清单等）。

○添加对你有影响的长远目标和价值清单。

○添加需要时可能有用的核查清单（工作职责、“引子”清单、组织结构图等）。

○针对无须采取行动但需要能检索的信息和材料，建立一般性参考资料归档系统。

○针对以后可能采取行动的“引子”，建立一种存储系统（“将来/也许”清单、日程表、备忘录）。

○必要时，为项目建立辅助信息文件（可以存储在参考系统或待处理工作文件夹）。

. 回顾

○每天（或者时间方便可以回顾其中某一项时）回顾日程表和行动清单。

○每周进行一次定期回顾，清理、更新、维持和提高你的系统（参考“每周回顾”部分）。

○尽量多回顾目标、价值观和愿景方面的长远清单，确保清单完整而且与进展合拍。

. 执行

○根据情境、时间、精力以及事情的重要性做出行动选择。

○通过建立随时可供审查的“全生命”行动提示系统保持自身的灵活性，在各种决策过程中相信自己的直觉。

○坚持不懈、有规律地关注重要事项，确保做出最优秀的直觉选择。（“做这件事、不做那件事对我有什么价值？”）每隔适当的时间，重新审视和调整一下自己在生活和工作各个层面承担的事务：

•跑道——当前行动（每天）

•1万英尺——当前项目（每周）

•2万英尺——当前职责（每月）

•3万英尺——1~2年目标（每季度）

•4万英尺——3~5年目标（每年）

•5万英尺以上——事业、目标、生活方式（1年以上）

处理与组织整理流程图

自然式计划模式

这一模式是参照大脑自然计划各项事务的模式建立起来的。它提供的是“纵向”控制，例如考虑单个具体项目或情境的最有效方式。明确所有项目之后，要轻松自然地加以驾驭，每个项目可能都需要你在一个或多个层面投入更多关注。

. 目的/指导原则

○为什么要做这件事？“有目的”究竟是什么意思？

○为项目做出决策、采取行动时，我们应该遵循哪些关键标准？遵守哪些规则？

○目的和原则是项目决策的指导性标准。

. 使命/愿景/目标/成功的结果

○如果事情大获成功，将会是什么情况？我怎么知道这种情况？

○利益相关方会如何看待和感受那种成功呢？

. 头脑风暴

○关于这件事情，我有哪些想法？现实情况如何？

○我知道哪些情况？哪些情况我还不清楚？应该考虑什么？还没考虑什么？等等。

○全盘考虑，坦诚相见，不持偏见，拒绝批判性分析。

○多角度分析。

. 组织整理

○搞清组成要素（次级项目）、先后顺序，以及/或者轻重缓急。

○撰写提纲、创建符号列表，或者根据需要创建组织结构图供审查及控制。

. 下一步行动

○确定对当前的独立组成要素要采取的下一步行动。（随后应该做什么？谁去做？）

○如果需要进一步计划，那么就确定制订进一步计划的具体时间。

必要的话，把对项目的关注层次做如下调整：

如果项目需要进一步加以明确，那么提升关注层面（例如从行动转到计划、从计划转到头脑风暴、从愿景转到目的）。

如果项目需要做更多的具体事情，那么降低关注层面（例如从愿景转到头脑风暴、从计划转到行动）。

需要多少规划工作呢？

如果你已经把项目从头脑中抛开，那说明计划很充分。如果项目还在你头脑中萦绕，那就坚持继续使用这种模式，直到项目变得明朗。

每周回顾指南

第一项挑战是按照这些模式开展工作，第二项挑战则是让这些模式充满活力、始终发挥作用。本指南将为你实现更轻松、更富效力、持续始终的生活及工作方式提供一把万能钥匙。这个流程如果发挥作用，将有助于提升管理指挥中心的思考能力和信心。如果能做到每隔7天运作一次，它将发挥出最大的效力。

散落的纸片

○搜罗各种零碎纸片、名片、收据和各类文件，放进工作篮等候处理。

整理笔记

○回顾一下日志/笔记本上的记录、会议记录和笔记本活页纸上潦草写下的各种笔记，分门别类地记录任务、项目、待处理事项等。

清空大脑

○（按照合适的类别）写下还没有掌握的所有新项目、任务、待处理事项、将来/也许会处理的事项等。

回顾“行动”清单

○标出完成的行动，查看将要执行的行动的提示信息。

回顾“等待”清单

○记录为后续措施采取的适当行动，检查标出最近收到的反馈。

回顾“项目（及更重大的结果）”清单

○依次评估项目、目标和结果的当前情况，确保对每一项都采取了行动。浏览工作进度辅助材料，构想新的行动、要完成的任务和待处理工作等。

回顾以往的日程表

○仔细查看以往的日程表，搜寻未完成的工作、有用的参考数据等，将其纳入当前系统中。

回顾将来的日程表

○浏览一下将来的日程安排——包括长期和短期安排，记住需要采取的行动。

回顾相关的核查清单

○以此作为采取新行动的引子。

回顾“将来/也许”清单

○查看一下哪些项目现在或许可以开展了，将其转移到项目清单上，清除不再感兴趣的项目。

发挥创造力和勇气

○你是否有一些新奇、精彩、超越常规、富有创造力、发人深省、大胆冒险的创意可以添加到自己的系统中？

GTD现象

屯，刚柔始交而难生，动乎险中，大亨贞。[1]

——《易经》

为什么《搞定Ⅰ》（最新版）中提出的简单方法造成如此轰动效应？这套熟悉的、简单易懂的概念和行为当中究竟包含着什么，竟然引起这么强烈的反响？

可能有些原因我不大明了。有时候，的确有些潮流和现象突如其来地涌现，又莫名其妙地消失。不过，我知道GTD广受好评有4个原因：

第一，它提出的所有概念都行得通，且简单易懂，并合乎逻辑。

第二，它易于实践，任何人可在任何时间、任何地点运用；它的辅助工具很常见，人人都有。

第三，GTD所解决的问题和人们对这些问题的认识，在全世界范围内呈现稳步增加的趋势。

第四，它提出的模型契合了人类心理多个层面的更深刻、更出于本能的东西。