如果你总想完成一切、拥有一切、成就一切，那么迟早会精疲力竭。努力奋斗的过程中，你总是想要实现“更多更好”的目标。想要搏击潮头而不是溺水而亡，你必须将众多“期望目标”限制在切实可行的范围之内。宏大的构想需要聪明才智和有意识的约束，才能持续发展。

有效管理工作流程

我参加过多次广播与电视访谈节目，就是那种给你大约53秒的时间，让你来讲解健康、财富、幸福等方面秘诀的节目。由于时间的限制，我只能把所讲的内容凝练概括为最关键的部分。他们经常提到的一个典型问题是：“戴维，我们做的哪件事影响工作效率呢？”我给出的回答是：

“并不是一件事，而是5件事结合在一起影响了工作效率。大家都有自己的想法；对于自己知道需要采取行动的事情，他们并没有下定决心去做；他们不按照功能分类安排行动提示和支撑材料；他们不注意保持并及时审查全面客观记载各项工作的清单；最后一点，他们浪费精力，最终精疲力竭，被迫在眉睫需要处理的事情逼得手忙脚乱，一心希望那就是最该做的事情，但却从没体会过做对了事情的那种放松感觉。”

我如何去做呢？

拥有太多并非不可能。有一只表的人能够知道时间，有两只表的人就永远也拿不准了。

——李•西格尔

（Lee Segall）

如果不加控制，工作就会涌向能干的人那里，直到把他淹没。

——查尔斯•博伊尔

（Charles Boyle）

如果生活对人们的要求超过了人们对生活的要求（情况通常如此），那么我们对生活的憎恨就会变得像对死亡的恐惧那样根深蒂固。

——汤姆•罗宾斯

（Tom Robbins）

我只是简单地列举了工作流程管理各环节（收集、处理、组织整理、检查回顾和执行）中最糟糕的一些做法。我不能对采访者说其中任何一项是问题所在。在整个工作流程管理过程中，你可能会将其中4个环节做得非常出色，可一旦某个环节有所差池，那么整个流程就会前功尽弃。整个流程的完美程度取决于链条上最薄弱的那个环节。

多数人只是把事情记在脑子里，这样做原本就会导致流程短路。也有很多人写下很多内容，但却没有决定随后要采取什么样的行动。即使有人确实考虑要采取行动（在陷入危机模式之前），他们也没有安排行动提示，结果原本应该采取行动的时候却得不到提醒。即使有些人真正受到鼓舞，效率猛增并确实整理出了清单，其中的大多数也会放任他们的系统迅速过时、不再协调一致。发展到最后，离开了思考工具的关爱和支持，生活与工作就成了被动的反应，而不是有明确指导的行动选择。

“那么，戴维，我们该怎么做呢？”（有些采访者居然会再给我53秒去回答这个后续问题。）

“要把5个环节的最佳行为方式融为一体，”我告诉他们，“把头脑中的一切用纸和笔记录下来。出现情况及时决策，不要等到于事无补的时候。安排项目各个环节的行动提示，按照适当的类别安排随后的行动。确保系统全面并能得到及时更新，认真审查系统的合理性，确保根据直觉做出的行动（以及不行动）决策是正确的。”

我感觉原本可以说得更简洁一些：“关注积极的结果，对最重要的工作要不断采取后续行动。”但是，谁不明白这个道理呢？坚持不懈地贯彻这条原则，将其彻底融入生活的方方面面，这才是我们面临的最大挑战，要做到这一点可不那么容易。

顺便想想……

● 近期你仔细阅读过自己的工作职责（4~7个关注层面及责任）清单吗？

● 为了保证你已经明确了所有必要的项目并使它们完整无缺、符合标准，你分析过个人生活中5~10个关注层面（健康状况、财务情况、事业发展、婚姻关系等）吗？

一心二用带来压力与失败

在你的潜意识里，你很清楚自己承担的所有事情，无论是大事小事、个人事务还是职业问题。这些事情都存储在你的“心理内存”中，除非你有意识地进行客观的检查回顾。不过，你的心智的这一部分并没有过去与未来感，因此一旦需要容纳两件未完成的事情，你就会感到沮丧和焦虑。你的创造机能努力想要去一心二用，可这是不可能的。尽管如此，它却不肯放弃，一直在不断尝试、尝试、再尝试……

搞定：消极反应还是积极应对？

着手新项目并不一定就是积极的变化，它还可能是鲁莽行事甚至旧项目没有完成的标志；但是回顾一下各个层面没有完成的任务并逐一完成，却是积极变化的标志。

——约翰–罗杰

（John-Roger）

最近有人评论说，跟一开始就强调轻重缓急和“宏观情况”的其他一些方法相比，我的GTD（Getting Things Done，把事情做完）系统相对更“消极”。这种批评也可以理解。我们做的多数工作中，首先关注的就是你办公桌上堆积的文件、你头脑中精神方面的便利贴（“应该做的事”以及“需要做的事”等等），以及邮箱中堆积的成百上千的电子邮件。着手工作时，我们并没有重点分析你为何会有堆积如山的文件或如何按照重要程度安排顺序。然而，我们看似疯狂的做法却体现出了某种条理性。

把时间和精力耗费在身边细枝末节的问题上可能会被视作消极之举，但事实果真如此吗？无论是从生理角度还是从心理角度，你都让这些情况影响到了自己的世界，而你做出的反应（或缺乏反应）也直接影响到你控制自己全部心理资源的精力和能力。我们的流程会（以温和的方式）迫使你对这些情况做出反应。情况究竟怎样？你做出了何种承诺？要兑现这种承诺，你随后要如何行动呢？要想把每件事情都处理得非常妥当，你要考虑哪些问题？该如何加以安排？

难道我们不该首先考虑目的、价值观、战略目标这类轻重缓急因素吗？放弃关注过去细节的做法，采取更积极主动、更富有创造力、更具前瞻性的做法岂不更好？

确实如此。但是我们之所以通常不这样开局，一个重要的原因就是，如果大部分潜意识精力都集中在心理方面那些“悬而未决的问题”上，你就无法将精力集中于更宏观的问题。为了能够最轻松有效地启动并进入现实性新思维所必需的那种创造性流程，心理内存必须得到释放。

此外，我们之所以做大量的实践工作帮助人们处理种种细节问题，还有另外一个同样重要的原因：我们是在训练一种强有力、高效而又积极的反应行为。很多宣称只有“最重要的事情”才会促使他们采取行动的人，只是到了迫在眉睫的时候才着手去解决问题。实际上，忽视那些虽然未处于紧急时刻但却仍然必须采取行动的问题更是“消极之举”，而不是积极的表现。如果你以为，有了清晰明确而又积极的新方向之后身边的细节问题就会自行消失，那么请重新考虑一下。现在你必须从自己的新视角去安排那些琐事。要么放手，要么存档，要么立即行动，要么委托他人，要么继续进行，要么暂且搁置等待时机成熟。

要学会对引起你注意的各类事情做出行之有效的反应，这是一种大师级的行为方式。事情总是有轻重缓急，而且随着你的成熟，轻重缓急也会发生变化。能够决定轻重缓急或许可以帮你更轻松地决定，自己究竟想读哪本杂志或首先处理哪封电子邮件。尽管如此，能够处理轻重缓急情况的人，却未必就能干净利索地处理各项事务、应对各种新情况。

即使在你认识到自己的某个目标或愿景并努力去实现的时候，为了表述清楚并及时实现，你仍然需要对其做出“反应”。在感应能力逐渐敏锐的过程中，你也把自己锻炼得具备了妥当评估、处理各种事情的能力，在开展工作时也会进一步成熟，从而取得更突出的成绩。

毫无疑问，我们将引领你探讨调整自我、项目、职位描述、主要关注层面、短期目标、愿景规划，以及存在的终极原因等方面的话题。但是，只有当你妥善处理好当前生活与工作中的所有琐事，而且今后都能严格按照这种方法的约束去做各种事情时，我们才会和你一起去探讨这些话题。如果你还没有处理好办公桌上凌乱的文件和计算机中的电子邮件，那么你仍然缺少做好工作的一项关键要素。

顺便想想……

● 你头脑中仍然有什么念头不时浮现出来，提醒你曾承诺做出哪方面的改变？

● 你今天回避了什么问题？你有什么理由认为明天这个问题会不再存在？现在就将其抛在脑后对你会有多大益处？