你认真思考过“发送邮件”这项工作的本质吗？

书籍、网络上介绍了许多发邮件的窍门，比如“写得简洁明了”“起一个让收信人一目了然的邮件名”“注意礼貌表达”等等。当然，这些窍门并没有错，都是正确的，但是这些类似标准化流程的方法到底怎么样呢？

因为人们发邮件的目的千差万别，其本质也各不相同，所以我认为根本不存在能够包治百病的万能处方。说到底，“邮件”不过是做事的手段而已。手段不同，某事（某人）的情况也会有所不同。

我们在思考工作的本质时，首先应该认真思考的是“做这项工作的目的是要取得怎样的成果，最终实现一个怎样的目标”。

思考工作的本质时，首先应该认真思考“做这项工作的目的是要取得怎样的成果，最终实现一个怎样的目标”。

请试着思考一下，自己希望通过“发送邮件”这个行为来达到怎样的目的、实现怎样的目标。

“发送邮件”的目的有很多，比如常见的以下几点：

① 告诉对方自己目前的情况，获得对方的理解（报告）。

② 留下自己已在某个时间告知对方事实的证据（留证据）。

③ 获得对方同意自己做某事的批准（请求批准）。

④ 通过邮件请求对方做某事（请求/发出具体指令）。

⑤ 向对方表达自己（或自己人）做错某事的歉意，以求得对方原谅或减轻对方的怒火（道歉）。

⑥ 向别人给予自己的帮助表示感谢（感谢）。

报告类（①）邮件的重要性在于可以让收件人充分了解某事的情况。但常出现的错位情况是，上司说“我没听说过这件事”，下属说“我昨天给您发邮件了”。

我想，这应该是下属认为发了邮件就等同于已将相关情况报告给了领导，可领导知道自己收了邮件却不认为这等同于已得到下属的汇报。为何会导致如此错位的情况呢？或许是因为发件人没有明确说明发送情况报告的原因，或许是因为收件人没有充分理解报告的内容，又或许因为邮件过长而导致收件人没有看完整封邮件。

此外，还有一个可能的惯性思维就是，收件人判断一封邮件为报告类邮件时，便会自动降低这封邮件的优先级，心想“以后再看吧”，这就极有可能导致收件人即便打开过邮件也没有详看内容。

而且职位越高，收到的邮件数量越多。以我自己为例，我几乎每天都会收到200～300封邮件（其中100封左右为英文邮件）。我能明确判断为紧急且重要的邮件占10%～20%。其中有些是因为邮件名中标注了“重要”或“紧急”字样，有些是因为我能根据邮件名辨别出我认为重要的事，而如果发件人对我而言很重要，我自然会优先处理他们的邮件。如果遇到只有“报告”这一个目的的邮件，我通常会往后放一放。但是，如果邮件里写明了报告原因的话，我便会提高这封邮件的优先级。不过，这种邮件就已经不只是报告类的了，而更接近于④中的“请求对方做某事”。

写报告类邮件时，应该结合收件人的职位、繁忙程度等因素，在邮件开始的数行中言简意赅地写出报告原因（若是定期报告，就不用写了）、报告内容概况。

写报告类邮件时，应考虑对方的职位、繁忙程度，在开头简洁地传达主旨。即便邮件内容很长，也应在邮件开头数行内简洁地概括主要内容，再于后文中详细说明。

明确写出报告的目的，会提高邮件在收件人心中的优先级。

若是留证据类（②）邮件，那么重点则在于“时机”二字。因为是后续留为证据的邮件，所以，简洁明了地写出不引发收件人误解的内容就尤为重要。如果邮件内容存在疑义的话，这封邮件便不能作为很好的证据来使用了。

在留证据类邮件中，时机最重要。没把握好时机的话，一切也就失去了意义。应尽量简单地记录事实。

写请求批准类（③）邮件时，需要站在批准方的角度去考虑。最重要的是，明确写出请求批准的事项和希望获得批准的截止日期。此外，清楚地罗列出请求批准的原因也很重要。

如果邮件需要批准人从头核实所需信息，那么批准人回复得慢便在所难免。但如果邮件简洁地概括了批准所需信息，那就有可能更快地获得审批。请求批准类邮件的本质是什么？虽然在请求批准方看来，请求批准类邮件的本质是获得批准，但在批准方看来，请求批准类邮件的本质则是在充分理解请求批准的内容的基础上给予批准，因为没有人愿意后续出现撤回批准的情况。此外，从批准方的角度来说，按正规流程批准也很重要。

撰写请求批准类邮件时，要在开头明确写出请求批准的事项及希望获得批准的截止日期。

此外，若能简洁地概括批准所需依据并充分提供相关信息，将利于更快获批。

虽然③请求批准类邮件是④请求类邮件的一部分，但因为邮件具有可保留及日后翻阅的特性，所以发邮件比通电话更适用于请求批准/批准，且更广为使用，所以我特意把③列了出来。

请求类（④）邮件的本质其实和请求批准类（③）邮件的本质是一样的，都需要明确写出请求的事项和希望获得答复的时间。

不过，有时也要依据请求内容的不同，酌情考虑收件人的感受。毕竟，仅把请求告知收件人是没有任何意义的，在截止日期之前如愿收到对方的肯定答复才是请求的本质目的。

当你突然从某个陌生人处收到了一封请求完成某项工作的邮件时，你会作何感受？是否会想：“他为什么不自己做呢？”所以，在这种情况下，最终同意对方的请求并转化为相应的行动的可能性是很低的。但是，如果发件人清楚地说明了自己与收件人的关系、请求原委及背景情况的话，我想，他应该很快就能获得对方的同意。

此外，只罗列出希望对方做的事项是不够的，还需要明确写出希望获得怎样的效果或结果。如果发件人没有写清楚的话，会有请求事项未被完全做好便被对方搁置的风险，因为对于被请求方来说，照着被请求的内容去做，就等于完成了请求事项。而如果明确写出希望获得的最终结果，那么被请求方一旦发现“如果按照列出的内容去做，可能会出现不一样的结果”，便会主动与请求方联络。

如果收件人的自尊心、工作能力较强的话，发件人事无巨细地指定收件人照做反而容易引起他的不满。这时，只明确写出希望获得的结果和答复期限，或许会让请求更快地被对方接受。另外，对于经验较少、能力较差的收件人来说，如果发件人只说明希望获得的最终结果而不告知具体做法，事情也可能会办不成。

无论请求类邮件的内容是否需要写得详细、具体，发件人都需要列出收件人所需要的信息。

此外，完成某项工作有可能面临的限制条件以及如何应对处理，也很有必要写在邮件里。

如果预先知道存在一旦发生便无法挽回的陷阱而又没有提前告知对方，就会不可避免地引发无法挽回的结果。虽然人们常说失败乃成功之母，且事无巨细地指导可以让他人无一错误地顺利完成工作，但他人从中获得的收获也会因此寥寥无几。不过，如果预先知道某种“一旦陷入便无挽回余地”的陷阱，还是提前告知对方比较好。

这里所写的技巧并不仅仅适用于邮件，而是适用于所有形式的工作请求。工作请求的本质，其实就是让对方心情舒畅地、高效地、无误解地在指定日期之前做完所请求的事项。

请求本身并非请求类邮件的本质，让对方按照请求方所期待的事项在所期待的时间内完成才是请求类邮件的本质。所以要在如何让对方心情舒畅地完成工作这方面花心思。

应明确告知对方“一旦陷入便无挽回余地”的陷阱。

写明请求原委等背景情况，有助于引起对方的共鸣，快速获得回应。

是否说明“如何做”，应根据对方的具体情况而定。如果对方询问“该如何做”，则详细说明。

若发件人以“如何做”为核心进行说明的话，那么收件人可能会不自觉地将关注的重点放在“如何做”上，以致对“最终获得的结果和效果”不够重视。

这其实是被“如何做”（方法）困住，忘记“我们为什么要做这件事”的典型案例。

接到工作请求或工作指示时，应首先确认“在何时之前”“将什么事”“做到什么状态”，先明确这一点非常重要。此外，如果发件人是长辈或上司的话，收到请求时询问“为什么”可能会引起对方的不满，所以谨慎考虑措辞方式也很重要，毕竟与请求人发生情感层面的冲突对任何人而言都不是好事。所以，在我看来，以“为了加深自身理解”为由询问的话，会更容易了解对方发出请求的原委。

道歉类（⑤）邮件的本质，是承认自己犯下的错误惹怒了对方，向对方表示歉意，从而减轻对方的怒火乃至最终获得原谅。在日本，只通过发邮件道歉是不够的，通常还需要打电话，以及登门拜访、当面道歉。

若遇到不能立即登门拜访的情况，应先迅速承认自己的过错，向对方表达自己的歉意。为了不让对方的怒火进一步高涨，先发一封道歉邮件是比较常见的做法，但如果对方愿意接电话的话，最好先给对方打电话致歉。因为邮件是可以反复看的，万一措辞不当的话，发道歉邮件反而会起到反效果。

尤其需要注意的是，不要在邮件中使用可能会加重对方怒火的辩解式措辞。我知道当事人总希望解释些什么，但当事人其实只需要诚恳地对自己犯下的错误道歉。因为“原委说明”容易被对方误解为辩解，反而容易适得其反。

最后，当事人需要创造一次当面致歉的机会，当场承认错误并致歉，然后说清楚短期、长期的问题解决方法，以及防止类似情况再次发生的措施，等等。

不过，如果遇到非自身过错而因误解引起对方生气的情况，则不要盲目致歉，而要表达自己理解对方的不快，并向对方讲明事实，解开误会。

邮件有后续留存且可以反复阅读的特点。

因为道歉类邮件有时反而会取得反效果，所以使用时须多加注意。

原则上说，最好采用通电话和当面解释的方式。

若无法用电话沟通，则要结合具体情况尽快发邮件致歉。

感谢类（⑥）邮件的本质则在于适时表达感谢。

若对方应邀出席了酒会、宴会，陪伴自己度过了一段欢快时光，那么，当天或次日上班前向对方发送一封感谢类邮件是基本的礼节。因为开始工作后，人们一般没有时间查看致谢邮件，而且，如果那天对方收到许多封类似邮件的话，那么自己的谢意或许很难传达到对方心底。

在对方脑海里留下好印象时，应在新的事情发生之前迅速发出感谢类邮件，这非常重要。

除了这六类，撰写其他类型的邮件时，也要根据具体内容，认真思考“将什么内容，以何种方式传达给对方，希望获得怎样的效果”。

归根结底，邮件只是一种手段，仅仅发出邮件并非目的所在。虽然我在此介绍的是“发送邮件”的注意事项，但其本质与打电话及当面交谈的本质是一样的。请大家务必参考看看。总而言之，“发送邮件”“打电话”“当面交谈”其实是手段不同但本质相同的沟通方式而已。

写感谢类邮件时，直接表达谢意和找准时机很重要。

如果是当天晚上发生的事情，那么最好在次日上班前发送感谢邮件。

再举一个理解行为的本质的例子。我们在某讲座上听老师讲课时，通常都会记笔记。下面，就让我们试想一下“记笔记”这一行为。

记笔记是为了加深理解，所以，用易于自己理解的方式记笔记很重要。有些措辞在老师看来很恰当，但对自己来说未必适合，这时我们就需要转换表达，用更易于自己理解的方式记笔记。

但是，需要自己能够讲出相同内容的情况例外。遇到这种情况时，应该在笔记上标出后续需要与讲师再行确认的内容，因为明白、理解讲师表达的意图很重要。如果可以按照适合自己的方式讲课的话，那么可以用便于自己理解的方式记笔记。如果需要按照讲师的讲课方式制作讲义的话，则需要一项一项地确认讲师的意图，这时，就需要在笔记中准确地记录提问重点。

可是报道讲座就要另当别论了。这时，比起自己能否理解，如何将讲师所讲的内容一五一十地传达给未能参加讲座的人更重要。就算你想出的表达方式比讲师使用的表达方式更恰当，报道时，你也是不被允许擅自做出修改的。

记备考笔记的基本思路虽然与用便于自己理解的方式记笔记的思路大致相同，但它还有另外一个特点—重点关注考试中可能出现的内容，毕竟记备考笔记的目的在于通过考试。

虽然同为记笔记，但目的不同，记笔记的方式也会随之发生变化。