提高一个机构的整体效率，并不是意味着要大动干戈。我不断地收到这样的反馈：只要将本书中的方法稍加推行，就可以让整个机构运作得更加高效、流畅。

在我所熟知的每一个企业中，参照目标和预期成果对日常的各种行动、资产分配、交流沟通、政策方针以及操作程序进行富有建设性的评估和测定，变得日益重要了。近年来，随着全球化进程不断地向前推进，竞争变得日益残酷，技术革新的步伐不断加快，市场变化无常，经济异常波动，业绩和生产的标准也随之大大提高，各方面的压力导致企业面临日益艰巨的挑战，从而使结果/行动思考成为21世纪必备的行为模式。

“我们希望这次会议达成什么样的决议？”“这个表格的目的何在？”“这项工作的理想人选应该具有什么样的能力？”“我们希望通过使用这种软件取得何种成果？”在大多数情况下，我们听不到这样深刻的问题。在重大会议上，我们确实会听到很多不错的意见，但学会在日常工作中不断问自己“为什么要做这件事？”“做成这件事会怎样？”才是最关键的——这会对你产生极为深远的影响。

通常情况下，我们合作公司的高层所表现出来的工作效率问题集中在电子邮件和会见上——邮件和会见过多，需要花费过多时间处理似乎不具战略意义的内容。这些沟通媒介很容易变成无谓的旋涡，耗尽人们的精力。目的不明确的会见会产生不必要的电子邮件，进而导致需要对会见情况进行澄清，从而产生更多电子邮件，依此类推。电子邮件和会见对于组织生活都很重要，但它们往往沦为不可避免的祸端，这主要是因为在思考其目的和期望结果时缺乏严谨性。

只有远大目标而没有具体行动就是在白日做梦；只有具体行动而没有明确目标则是无用的劳作；只有同时拥有目标和行动，世界才有希望。

——英格兰苏塞克斯的一所教堂，1730年

当人们把自己的角色从抱怨者和受害者转换成主宰者时，权力感就产生了。当这种感觉在一个机构内广泛出现的时候，整个工作氛围也会改观。每个机构都有更重要的事情需要关注，不应该让消极情绪成为机构运作和发展的绊脚石。

企业中，每个个体成员处理日常事务（工作篮、电子邮件等）的方式，在宏观上就形成了企业文化。如果企业内信息流通不畅、行动执行不力、责任不明确，这些缺陷带来的不良影响就会迅速扩散，最后的结果就是大家都忙于处于紧急事务，人人觉得不堪重负。相反，如果每个人都能切实推行本书所阐述的原则，那么整个企业运作必然达到一个全新的境界。当然，各种问题和矛盾冲突不会就此消失——只要试图改变（或者维持）世界上某一事物的状态，它们都将随之出现。然而，本书中提到的行为方式将会帮助你轻松解决这些问题。

我经常被问到：“这个方法如何用于完善组织？”事实上，我提出的所有原则都适用于企业。收集组织关心的事项，理清期待的结果和必要行动，定期回顾其状况并纳入新事务，不断重新调整和分配资源——对于任何团队或公司来说，这些都是很关键的最佳做法。但是，就像你不能去教一个组织阅读，你也不能指望利用“搞定”方法本身去“完善一个组织”。为了在知识经济中充分发挥作用，大多数组织都需要阅读型员工，这种文化能提供训练和支持，以确保员工有能力承担责任。这些组织还需要有效掌握“搞定术”的员工，以便在符合21世纪要求的新高度开展行动，一旦通过公司自上而下的预测、培训和模拟实现了这个目标，组织将取得意义深远的成果。

GTD和认知科学

自《搞定》首版以来，GTD多项原则的有效性已被社会认知心理学领域的重大研究证实并确认。之前，这些做法还只能以经验或轶事的方式加以证实。只要曾经利用GTD技巧去收集、理清、组织、回顾所创建的清单，任何人都会认同这样的结果：清晰度、控制力和关注度得以增强，进而实现这种体验带来的全部个人和组织利益。对于我迄今提出的这些做法，如果你已经在某种程度上着手执行，你一定会注意到你的自身行为有所完善。

认知科学领域的专家进行了严谨的研究，其研究范围涵盖从个人到组织的各个方面。这些研究已经得出相关数据，可以为本方法提供基础支持，并说明这套方法为何有效。在某种意义上，这类似于有人要证明重力的存在，尽管我们自有意识以来一直在体验重力并置身其中。但从另一个角度来看，它也为我在此提出的掌控工作流程建议提供了或许必要的佐证，还说明了为何《搞定》述及的看似简单的程序和行为会有如此惊人的结果。

支持性研究已在以下几个框架和类别中进行：

•积极心理学

•分布式认知：外脑的价值

•减轻未解决的认知负荷

•沉浸理论

•自我领导理论

•经由执行意向的目标追求

•心理资本（PsyCap）

GTD与积极心理学

2000年，马丁•塞利格曼就任美国心理协会主席。在当选致辞中，他要求同行将心理学的重点做出调整，从简单描述、研究、诊断人类状态的消极方面，转而更多关注对人类而言有积极意义的内容。当然，他所传达的信息只是亚伯拉罕•马斯洛思想相对主流的呈现，后者出现于20世纪中叶，当时心理学界视个体的自我实现为最丰富的研究领域。不过，自塞利格曼的呼吁行动以来，积极心理学已经发展为一个全面成熟的领域。

由这种观点变化引发的研究已经在基础和应用层面同时展开。我们通过这些研究深入了解了各种心理结构，并用于改善了许多人的生活。积极心理学是一个内容庞大的学科，其内容包括幸福、心理健康、沉浸/优化体验、意义、激情、目的、可靠领导力、优势、价值、性格和美德。这些领域的研究生教育项目已在世界各地展开，并在持续扩展。

这和“搞定”有何关联？GTD不仅是一种管理任务和项目的做法。在许多方面，它侧重于有意义的工作、有思想的生活，以及心理的健康，而不只是提供高效率的工作方法。GTD所强调的结果型思维，要求我们考虑生活事务，并学会有效地捕捉、理清、组织整理事务，以及评估结果，以便我们能更清晰地思考，无疑能真正改善我们的生活体验。

尽管这么说（以及鉴于这方面的体会，如果你有的话！），了解关于心理、健康及行为效果间关系的理论和研究仍然相当有趣，因为所有这些都和“搞定”的原则和做法密切相关。

分布式认知：外脑的价值

2008年，比利时的两位研究者在一本专业期刊上发表了一篇引人入胜的论文——《搞定：无压工作效率背后的科学》，他们从可验证数据和认知科学工作原理的角度具体分析了我的方法。[1]我在此无法公正评判他们所做的精彩、详细的评价和结论（该文值得反复阅读），但可以肯定地说，其论点非常深刻：你的大脑是用来在思考模式的基础上产生想法的，而不是为了记住更多东西！

你的大脑是用来获得想法的，而不是用来保存想法。

思维的展开方式决定了它擅长识别，而不擅长回忆。扫视一眼今天的日历表，你可以在几秒钟内获得有关全天工作内容和情境的相关认识，而当你试图仅凭记忆回想未来14天的日历表内容时，你会感到很吃力。

丹尼尔•列维京在《有条不紊的思路》一书中对认知科学领域的新发现进行了精彩阐述，涉及我们在信息时代管理并跟进相关数据的有限能力，以及创建并利用某种“外脑”的必要性。[2]

一旦你把自己的记忆当作个人组织整理系统（这个世界上的大多数人仍在这么做，以此处理那些管控自己生活的行为），你的大脑必定变得不知所措、不堪重负，因为你要它迫切处理的是它尚未完全掌握的东西。

然而，你能以适当、有效的方式转移大脑的注意力，形成针对未来思考和行动的最佳诱因（比如阅读一封电子邮件，然后在日历表上写下一次会面计划，进而处理这个问题，或者利用此次机会），然后你的大脑就可以进入放松状态。一旦在适当的情景中出现了你所关注的特定情形，大脑就可以凭借诱发因素自发地进行思考。你相信你会及时看见日历表上的安排，并能做出足够的准备。

GTD为你确认需要重点关注的事情提供了方法，从而使你可以提前付诸有效行动，并为在适当时机进行适当思考组织一套提醒方法。这两位比利时研究者阐述了在有效地利用大脑优势或劣势背后所蕴含的科学原理，为我们以最少的思考更有效地取得意义深远的成果提供了一个框架！[3]