现在，在你组织未执行项目方面，还有第二个功能需要完善，那就是记录那些可能在以后需要付诸行动的事情。比如说：打算将来进行的一次旅行、想要阅读的书籍、下一个财年要着重解决的问题，或者是你想要学习的某项技能。为了实现这一功能，我们需要建立某种能将事务记录下来，并让我们可以再次对其进行思考的机制。

“将来/也许”类的事情并非是毫无价值的。相反，它们通常是你生活中最有意思、最激动人心、最有创造性的事情。

有好几种方法可以实现上面的目的，它们都能帮助你将这类事情清出你的大脑，并且妥善保管。你可以建立各种形式的“将来/也许”清单，也可以将这类事情写入日程表或者纸质“备忘录”中。

“将来/也许”清单

当你对自己的大脑进行“大扫除”时，通常会发现一些不确定何时进行的事情。在这类事情中，比较典型的有“学习西班牙语”“为玛茜买一匹马”、“攀登华盛顿山”、“写一部悬疑小说”以及“盖一间度假小屋”等。

无论你现在采用的是什么样的个人管理系统，我都强烈建议你创建一个“将来/也许”清单。然后把自己想到的事情都写到里面去，你会发现，这个过程会让你创造力大爆发，想出好多新奇的好点子。

你很可能还会惊奇地发现，你以前列在这个清单上的一些事情已经快要实现了，而你可能并未刻意为此进行过努力。如果你相信“想象会改善认知和行为”，那么也就不难理解“将来/也许”清单是如何在潜移默化中影响你的工作和生活了。罗列清单的过程本身，就会让你对自己所期许的事情有更加清楚的认识和准备，也会促使你在日常生活中向这些目标努力。“机会只垂青有准备的人”，这也是我长久以来的人生体验。除了你的工作篮以外，这类“将来/也许”的事情还有两个重要来源：你那富有创造性的想象力，还有你目前正在执行的项目清单。

激活并维护你的“将来/也许”清单可以释放你的创造性思维——你可以在不必付诸任何行动的情况下，想象各种很酷的行动。

为你创造性的想象力创建一个清单 当你有了时间、金钱和机会，你都希望做哪些事情呢？把它们逐一地记录在“将来/也许”清单上。典型的事情包括有：

•为你的家庭购买或者建造房屋

•开始从事的业余爱好

•想要学习的技能

•想要表达的创意

•需要购买的服装和饰品

•想得到的玩物（高科技或其他类型玩具！）

•计划中的旅行

•希望参加的组织

•打算参与的公益性活动

•想了解的事情、想做的事情

重新评估当前进行中的项目 这是一个好机会，可以让你从全新的角度（即职业、人生目标和个人承诺的角度）出发，回顾检查你的“项目”清单，并且考虑你是否应该把当前的各种承诺和责任转移到“将来/也许”清单中。如果通过审慎的思考使你认识到，“项目”清单中的某项内容可能在今后几个月或者更长的时间内，都不会进入实施阶段，那你应该干脆把它转入“将来/也许”清单中。

人们有时发现，将他们的“将来/也许”项目进行更详细的分类很有好处。与你想象性质的“遗愿清单”（比如：攀登尼泊尔的一座山，或者为弱势儿童创建一个基金）相比，思考那些一旦条件具备就会在你家里真正实施的项目或许会有很大不同。如果是在一家公司，这种差别或许会体现在“停车场”想法（“我们把这个问题留待下个季度的会议上讨论吧”）和不断跟进项目（你会在大量资金涌现时极力推动的项目）想法之间的对比。这里的关键是，随着你尝试这些选项，你要注意你的清单和子类别是令你不安，还是给了你激励。

“将来/也许”的特殊类别

每个人都会有一些自己非常感兴趣的事情。将这些事情列入清单的过程，肯定会给你带来不少乐趣。比如：

•食品——秘方、食谱、餐馆、葡萄酒等

•子女——要和子女一起做的事情

•想读的书

•想看的电影

•关于礼品的一些主意

•想要浏览的网站

•周末的外出旅行

•想法——五花八门（因为你也不清楚应该归属于哪个类别）

这类清单处于“参考资料”类和“将来/也许”类的交叉区域。说它是参考资料，因为你可能只是收集它们，把你喜欢的上等葡萄酒、餐厅、书籍添加到对应的清单中去，以备日后随时查询；说它属于“将来/也许”一类，是因为你需要经常回顾这些内容，以提醒自己在有机会的时候尝试一下清单中的内容。

这也正是进行组织整理工作的又一个好理由：让你更轻松地抓住那些感兴趣的东西，让生活更加多姿多彩，而不是整日身陷无休止的工作。

堆积“保存及回顾”文档的危险

许多人都有堆积如山的“保存及回顾”文件夹、一个塞得满满的抽屉或者电子邮件文件夹，它含糊地涵盖了“将来/也许”类的事情。人们对自己说：“等我有空的时候，我会看看这部分内容”。乍看起来，这个“保存及回顾”文件夹似乎是存放东西的一个极为方便的场所。但是我个人不建议采用这种方式，因为在我所接触的所有人中，他们只做到了“保存”但却并不“回顾”。他们对这一大堆资料麻木不仁，而且充满抵触情绪。如果你无法定时对“将来/也许”清单保持关注，并且头脑清醒地思考其中的内容，那么“将来/也许”清单也就丧失了它存在的价值。

我们有能力做的，也有能力不去做。

——亚里士多德

此外，我们还应注意到，一个管理良好的“将来/也许”清单与保存各种“材料”的收纳箱之间，是存在着巨大差别的。通常来讲，你收纳的大部分材料都是需要你进一步加工处理的，有的需要归入“阅读/回顾”类，有的需要放入参考资料系统，而有的则需要转化为实际的下一步行动并标注在日程表或者备忘录中。实际上，在大多数情况下，对那些“保存及回顾”文件夹中的内容进行恰当的处理之后，你会发现“保存及回顾”文件夹已经被彻底清空了。

用日程表记录将来要做的事情

当你发现需要提醒自己在未来进行某件事情的时候，日程表将是一个非常好的选择。对于日程表的使用，很多人都习惯于在里面放置大量的事情（就像前文说到的），但是显然这是个不好的习惯，而且这样也远没有发挥出日程表的真正效用。

日程表的三大用途之一，就是记录那些“需要在特定日期获取信息”的任务。这类用法涵盖了不少事务，但是最明智的做法是：记录在日程表里的事务，一定得是你想暂时抛于脑后但又希望在某一天得到提醒的事情。这样的事务数不胜数，下面列出几类：

•提醒自己开始落实某个项目

•你可能想要参与的活动

•提醒自己做出决定

提醒自己开始落实某个项目 如果你手头有一个项目，目前还不需要对其开展工作，但是需要在将来某个时间提醒自己开始行动，这时，你就可以在日程表中选择一个合适的日期，写入这个项目的提示信息。这些指定日期的信息，应该写在日程表的日期格中；当那一天到来的时候，你看到了这个提示信息，就会把这个项目列入你的“项目”清单中，从而激活这个项目，使之步入正轨。下面列出了这类事情的几个例子：

•需要提前着手准备的某些特殊活动（产品发布、筹款募捐等）。

•需要做前期准备的常规活动，如预算检查、年会、计划活动或者会议（比方说，你肯定不想现在就把下一年的“年度销售会议”或者“让孩子们为下个学期做准备”添加到你的“项目”清单中吧？写到日程表中吧）。

•重要的纪念日，你可能希望在此日期到来前做些准备（生日、周年纪念、感恩节等）。

你可能想要参与的活动 也许你经常收到各种研讨会、演讲、培训班和社交文化活动的通知，你可能希望当活动临近时再决定是否参加。因此，你先确定一个“临近”的时间，并在日程表中这个适当的日期上写上一笔，如：

“明天商会举办早餐会。”

“雄狮足球队的门票今天开卖。”

“今晚8点，BBC有关于气候变化的特别节目。”

“下周六去花园俱乐部喝茶。”

如果你现在突然想到了任何类似的活动，就立刻把它写入你的日程表吧。

提醒自己做出决定 有时候，你需要做出一个非常重要的决定，但是又无法（或不希望）立刻就做出这个决定。没关系，在涉及你的自我管理程序时，你只需确定决策所需的额外信息是来自你自身，而不是外部（比如，你只是想把问题留在第二天解决），或者你有充分的理由直到最后时刻才做出决定（从而能在你选择推进方式之前尽量保证所有因素的即时性）。但是，为了能使不做决定成为适当举措，你最好要撒出一张可靠的安全网，对未来可能出现的相应问题保持关注。日程表就像一条“安全带”，它会确保你不会忘记去做这个决定。[11]

属于此类的某些典型决定：

如果你的系统中有一套延迟决策的机制，那么你对某些事情就可以暂时不做决策了。

•雇用/解雇

•重组/并购/出售/剥离

•换工作/职业

•可能发生的战略转向

你肯定会想：“把如此重要的决定就这样放在日程表中，合适吗？”那么你可以问问自己：“是不是有这样的情况：一些重大任务并不需要立即做出决定，可以把它推迟到以后再处理，以便让自己在当前可以保持较为轻松的工作状态？”如果答案是肯定的，那么日程表就是放置这类任务提示信息的最好地方。

“备忘录”系统

对于管理那些需要在日后执行的行动，还有一种堪称一流的方法，那就是“备忘录”系统。[12]它就像是一个三维立体的日程表。对于那些你日后会感兴趣的事情，你可以将它的原始版本以实体形式的提示信息保存在其中。它可被看作是你自己的邮递系统，你可以建立属于自己的邮局，通过它给未来的自己发封邮件，通知未来的自己到时候去完成某件事情。我自己多年来就一直在使用“备忘录”系统。尽管通过科技手段将这类提示转化为软件和移动设备上的数字化内容很容易，但用“备忘录”这种低技术含量的方式能使你的诸多事项管理起来更容易。有关这些事项的数字化管理前景正在不断推进，但在我的个人系统中，仍有许多事项是由充当提示信息的有形系统进行有效管理的。

从本质上讲，“备忘录”系统是一个非常简单的文件夹系统，它允许你将未来需要的各种提示信息收入其中，并在指定的日期展示在你面前，就好像这些提示信息会“自动”地出现在你的工作篮中一般。

如果你有一个秘书或助手，你就可以把这项工作交由他来完成，这个过程和“备忘录”系统的使用颇有几分类似。典型的例子有：

•“在我开会的那天早上，把这个议事日程交给我。”

•“既然星期三的会议上才会用到这个，那么，星期一时再把它交给我考虑一下。”

•“在去香港前两周时，提醒我一下，我们来安排一下具体细节。”

每当新的一天到来，你都可以拿出当天的文件夹，查看一下有什么要做的事情。

如果你担任高级职务，想在工作中让你的助手完成这类工作，我没有意见。但是如果你想将这种井井有条的管理方式融入你的生活，你就必须保持自己的“备忘录”系统功能。这个文件夹系统能发挥许多功能，它的工作范围甚至可以超过你的助手，在处理私人事务上也能使你得心应手。我利用自己的备忘录系统来管理我某天需要携带的旅行文件、关于即将到来的生日和特别活动的提醒（这会在我的数字日历表中占据过多视觉空间）、一些有趣事项的打印件（我或许会在几个月后有空时再做探究），诸如此类。

你只需每天花几分钟时间，就能让这个“备忘录”系统运作起来。与你的付出相比，你的回报将非常丰厚。这是一种独特的执行功能：决定不在某个时间点之前做出决定。

建立一个“备忘录”系统 如果你在一个物理系统中这么做，你需要准备43个文件夹：其中31个分别注明从“1”到“31”，代表一个月份内的31天，另外的12个上面写上一年中的12个月份。代表日的文件夹放在前面，最前端放置的是明天的文件夹（如果今天是10月5号，那第一个文件夹就应该是“6”号）。随后的文件夹代表着本月中剩余的日子（从“6”到“31”）。在“31”号文件夹后紧跟着下一月的月份文件夹（11月）。再往后，是编号“1”至“5”的日文件夹。接着是剩余的月份文件夹（12月、1月到10月）。每天结束时，把第二天的文件夹中的内容放入工作篮，再把这个文件夹排列到后面，（这时，这个原本代表10月6日的文件夹，就变成了11月6日的文件夹）。按照同样的方法，当下一个月的文件夹排到最前端时（在10月31日你清空所有的日文件夹后，紧接着看到的就是“11月”文件夹，而所有的日文件夹则按照“1”至“31”的顺序紧随其后），把其中的内容都放入工作篮，将这个已经清空的月文件夹排在其他月文件夹的后面，这时它代表的就是下一年的“11月”。这个“备忘录”系统的好处是，随时都可以保存接下来的31天和12个月内要提醒的事情。

采用文件夹来建立你的备忘录系统的最大好处是，你可以在其中存储货真价实的文件资料（在某个日期你需要填写的表格，需要审查的会议议程，以及你准备到某天予以支付的发票，等等）。

为了促使这个系统正常运转，你必须做到每日检查和更新。如果你忘记清空每日文件夹，你就不会再信赖这个系统来处理重要的资料，而不得不寻找其他途径来管理你的事务。如果你即将离开一段时间（或者在周末无法查看这些文件夹），那你必须保证在离开之前检查你离开那段时间的文件夹，并对其内容进行预先处理。