让我们来认识一下罗恩•泰勒。一天下午，罗恩发现信箱里躺着一封信，是由另一座城市的一位遗产代理律师寄来的。信中写到，罗恩失散多年的婶婶格雷西•科特去世了，给唯一的亲人罗恩留下了一小笔遗产。这份遗产主要是一家小店，名叫“格雷西的花园”，小店在当地小镇似乎仍在经营。信中要求罗恩与律师联系，决定处置小店的相关事宜。

罗恩前往小镇了解情况，看看这笔意外的遗产究竟是怎么回事。他租了辆车，经当地人的指点，按图索骥，在小镇郊区找到了“格雷西的花园”。

眼前是怎样一番景象！好像是个园艺用品店兼小型幼儿园，同时提供园艺景观设计服务；但是店里面空荡荡的，一个人也没有，看样子好像已经停业几个星期了。上千盆没有及时修剪、满是枯枝败叶的盆栽四处堆放着。罗恩用钥匙打开办公室的挂锁，映入眼帘的是四散的邮件，是从门口的细缝里塞进来的。小小的办公室内文件散落了一地。店内杂乱无章，肥料、种子、园艺用具和设备胡乱放置，乱七八糟。店面很乱，显然是一家无人料理的店。

那么，这种情况怎么处理呢？虽然接下来要做的事好像不外乎常识而已，但我还是要采用获得掌控的5步框架：捕捉、明确意义、组织整理、深思和参与。

掌控“格雷西的花园”

你也许会想到，接下来，罗恩自然而然的第一步是回答一个问题：他究竟想怎么处置这家店？当然，考虑这个问题没有坏处，他脑子里肯定想到了好几种处置办法。

不过，当务之急是掌控局面。如果你都不知道这家店是干什么的，经营状况如何，必然会严重地影响到对它的明智处置。

于是，罗恩抽出一个周末，卷起袖子埋头干起来。

捕捉

首先，罗恩很快绕着这块地走了一圈，搞清楚它的面积大小，考察了它的基本状况。接着，他收拾了堆在办公室的旧橡木办公桌上的杂物，放了一只工作篮，准备了纸和笔，然后又实地考察了一圈。这一次，他把自己注意到的问题记下来，把一些看似有用的纸质文件或者其他东西投进工作篮，还用办公室的几只空箱子充当临时收集点。哪些东西显然坏了？哪些东西还能用？哪些还不知道其用途，不过也许有用？

同时，他专门弄了个“垃圾”堆，把显然没用的东西、枯死的植物或者失效的肥料之类丢掉。

这些东西基本清理完毕，他认真地给这块地算了细账。资源、设备、可行的事项有哪些？有什么文件？这家小店的性质是什么？账本在哪儿？它现在和过去的顾客是哪些人？它现在和过去的买主、供应商、银行家、会计、律师和员工是哪些人？

在捕捉阶段的最后也是最难的部分，罗恩对“格雷西的花园”做了全面的现状评估。因为花店规模不大，他依次评估了它的市场、竞争地位、声誉、地方经济和环境等情况。

明确意义

现在，罗恩开始从大处着眼做决定。哪些资产值得保留？哪些产品和设备还有用？什么文件要保存？哪些供应商仍然可以合作？

对于各项事务的轻重缓急，他渐渐有了些眉目。他的目标是什么？他必须做哪些事情来了解情况，理顺头绪，才能做出处置这家小店的明智决定？不管把它卖掉还是继续经营，显然都要明确当下必须进行的几项工作。

对于这些工作，必须采取的下一步行动是什么（给园艺专家打电话、去五金商店买东西、在地里干活等）？

组织整理

然后，罗恩开始组织整理。他制定了项目和行动清单，整理了参考文件夹，为每个项目设置了单独的文件夹。如果他能跟以前的员工（现在仍然跟小店有关联）取得联系，他还可以画一幅简单的组织结构图，安排大家开几次会等。

深思

在这一切的起步阶段，罗恩也许必须在一周内几次停下来考虑自己了解的情况，以及已经完成和尚未完成的工作。这也是他跟朋友、顾问、律师、会计、地方官员和其他人商量的好时机，只要这些人能给出中肯的建议，帮助他对眼前的状况和自己的计划摆正视角。

参与

白天，罗恩忙着打电话、记笔记、填表格、查资料、买东西、开会和跑来跑去办杂事。这些源源不断的活儿都是由先前的步骤派生出来的。

罗恩•泰勒掌控了自己的生活

罗恩意外地继承了一家他一无所知的小店，在实际生活中，我们大部分人经常接到的任务也属于这种情况。一件出乎意料的事可能是好事，也可能是坏事，或者好坏参半。不管这件事到头来给人的感觉是喜是忧，它必然是新的、未知的，要求马上予以关注。罗恩在生活的其他方面已然非常忙碌，身不由己，再增添一件难办的大事，很容易使他的系统整个阻塞，以至于让他措手不及，慌了手脚。

现在，罗恩在一定程度上让“格雷西的花园”恢复了正常的经营。他知道，现在自己也需要恢复正常生活，因为这家小店把他原先的节奏打乱了。

于是，他很快又花了一个周末，回到家里和办公室，把积压的事务处理完毕，恢复了原先按部就班的生活。

捕捉

罗恩匆忙赶去打理婶婶留下的遗产时，家里和办公室积攒了很多事务没有处理，他花了几个小时把它们都收集起来。他清理了语音信箱，把留言笔记投进工作篮。他清空了公文包，把从“格雷西的花园”带回来的杂七杂八的文档投进了工作篮。然后，他拿起一摞纸，做了一次彻底的“大脑清扫”，把前几个星期忙忙碌碌中漏掉的零散事情一一列出清单。

明确意义

接着，罗恩清理了工作篮和笔记，想好了要做的事和要采取的下一步行动。他剔除了无关内容，把将来可能有用的和重要的参考资料分类保存好。

组织整理

然后，罗恩建立（或清理、更新）了自己要追踪的分类系统。他把“格雷西的花园”的未尽事宜纳入他的生活和工作其他事务的清单，做出适当的承诺并让它们有所归置，确保这些结构和清单条目分明，“格雷西的花园”的全部相关资料和提示信息各就各位。

深思

每隔几个小时，罗恩就觉得必须从紧锣密鼓的日常事务中抽身出来，认真想一想自己有没有漏掉关键的问题。到了周末，既然他已经了解了新情况，就抽出两个小时时间细致地总结所有的项目、行动和时间安排。他更新了所有内容，把一些项目的重要性降级，还产生了关于事务进度的更多想法和打算。

参与

这一切重新归结为罗恩每天忙忙碌碌地操办的诸多行动。

那么……

这个虚构的故事看似简单，却反映了一般情况下人们（不管个人还是企业）加强掌控、获得平衡感的常规行为。故事虽然是杜撰的，而且显然是对真实情景的高度浓缩，这里描述的步骤却体现了GTD方法的精华，凝结了我常年培训学员系统地梳理生活和工作层面的心血。

我把5个步骤的标题去掉，故事依然连贯。罗恩•泰勒有条不紊、一步一步地把“格雷西的花园”和自己的生活重新置于掌控之下，这一点也许很能说明问题。

的确，这个简单的案例再次表明了GTD模型的自相矛盾性：它是我们多数人在通常情况下高效工作的提炼。它是发乎本能、司空见惯、效果显著的做法。这个5步流程一直以来都是我们保持平衡和秩序感的方法。

人们不太熟悉的是，面对不明朗、无法自动纠错的新情况，怎么学习和运用这个模型。你已经掌握了在这个层面把工作当游戏、把生活当工作的奥秘，即你做到了娴熟地运用这个模型并取得成功。那么，挑战和机遇在于怎么凭借它的助力更上一层楼。

此刻，还有什么（你未能充分接受和认可的）问题在困扰你的内心，干扰你的企业或者家庭生活吗？还有哪些项目、事务、状况、关系需要进一步理顺，还有什么分散精力的事情需要摆到桌面上吗？

这些问题当中，就你打算采取的行动而言，还有你尚未明确、尚未想好处理办法的吗？

你脑子里的想法和眼前的现实之间，是否还存在脱节，可能无谓地消耗你的精力？

哪些项目你没有从头到尾追踪查看，以便完成一切必要的捕捉、明确和组织整理工作？你有没有抽出足够的时间开动脑筋，思考它们的前景？

哪些行动还没有实施，因为你没把它们想清楚，忘了提醒自己，或者你一直在逃避，因为你觉得自己不该那么做？

如果你觉得眼前的生活一团糟，那么，很可能是上述一个或者几个问题浮出水面，给你敲响了警钟。

我讨论的这些模型在生活按部就班、不出意外时显得平常而简单，而现实世界一旦出现新情况，立刻就会把它们打乱。在工作中承担新的职责、没能及时回复电子邮件，这些都有可能动摇你的有条不紊的感觉，你必须有意识地努力使一切恢复正常和平稳。

用捕捉、明确意义、组织整理、深思和参与来加强自主掌控的感觉，不管是安排休假还是管理团队工作，本身都不难。而学会运用这套方法，在合适的时候，以合适的方式消除不安全感，才是长期的挑战和机遇。

摆正视角

向前迈步时，不要埋头去试探脚下的道路是否坚实；只有目光紧盯着远方的地平线，才能找到正确的方向。

——达格•哈马舍尔德（Dag Hammarskjold）

一切事物都是上帝分两次创造的，首先是灵魂，然后是肉体。

——格雷格•安德森（Greg Anderson）

你必须全神贯注，否则稍一分神就会重重地撞到什么东西上。

——杰夫•戈登（Jeff Gordon）