一个简单而高效的归档资料管理系统对于整个过程来说是至关重要的。无论是在谁的办公室，在我们开始实施工作流程管理计划之前，首先要对他的资料归档系统进行评估。就像我在第2章提到的，缺少一个高效的资料归档系统，将是提高个人管理系统效率的最大障碍。我辅导过的很多客户，在这方面都有很大的提升空间。这并不是因为内容有多么重要，或者具有多么重大的战略意义，而是因为在不加管理的情况下，这些资料会使物理工作区更加混乱，并极大地扰乱你的心智。如果对随意堆放、不可操作但具有潜在相关性的材料不加处理和整理，就会使你的情绪受到一定程度的干扰。更重要的是，这会在某种程度上阻碍工作流程的推进，往往导致事情回归到毫无头绪的混乱状况。我曾经多次驱车带客户到当地的办公用品店去购买办公用品：一个档案柜、一大摞文件夹、一个打签机，目的就是给他/她在书桌上和办公室里堆积的大部分东西找个适当归宿。这样一来，工作清晰度和侧重点无疑将发生戏剧性的转变。

如果你的资料归档系统在速度、功能和趣味性方面有所欠缺，整个信息收集过程就会令你苦不堪言。

在这里，我们最关心的是一般性的归档系统——这与专用的归档系统截然不同，专用的归档系统用来保存各种有明确分类，并且可以建立索引的资料，比如合同、财务记录、患者病历或其他类似资料。而一般性的归档系统是包罗万象的——各类期刊、笔记便条、传真信件、论文讲稿、文件乃至于门票、钥匙、买家俱乐部会员卡、闪存驱动器等有形物件——基本上涵盖了任何不能纳入专用归档系统的东西（当然，这里也不包含那种可以自成体系的东西，比如大型软件的说明书，或者研讨会资料之类的东西）。

为了积累经验，你需要对某些事情或想法进行整理……你必须创建一个文件夹……一旦某些事情或想法令你深受触动，一定不要让它们从你的头脑中溜走，而要将其整理归档，从而得出其潜在的含义，搞清楚这些感觉或想法是愚蠢之见，还是存在发挥建设性作用的可能。

——C•赖特•米尔斯

如果你倾向于数字技术，你可能认为盛放有形材料的文件夹已不再适用。在未来某个时候，你可能不需要有形护照、出生证明、厨房电器说明书、医疗档案、箱子钥匙，或者出游国的货币。但在这之前，你仍然需要一个相应的物理空间来保存它们。

如果你有一个可靠的秘书或者助理来帮你管理归档系统，那么你就可以在文件上贴个便利贴，在上面写明要如何分类，然后交给他就可以了。但是，一般人都有些个人感兴趣、需要保密或者有用的辅助资料吧，这些东西即使助理不在的时候也应该能够方便地查看。那么你就需要一个属于你自己的、近在手边的归档系统。

无论参考资料是纸质形式还是数字形式，都经历着同样的变化。事实上，随着我们获得的信息越来越多，在你的电脑或移动设备上开辟出保存临时参考数据的位置是很有必要的。许多人仍用其电子邮箱的收件夹来存放杂乱的一般参考资料（“我要保存这封电子邮件，因为其中包含有我儿子学校的活动计划信息”），但他们不会在电子邮件应用程序中建立一个名为“罗伯特”或“学校计划”的电子文件夹，以便将相关信息拖入文件夹保存，或者将其复制粘贴到某个适当的参考资料存储程序或数据库里。现有软件可以收集此类信息并进行分类（还能实现在多个设备上同步进行），但确实要在某种程度上考虑其组织结构问题，还要考虑以某种针对性行动将这类材料存入适当的位置，以免你的数字化存储环境变得杂乱无章。当我在自己的电脑上新建一个一般参考资料存档系统时，我会用长达三个月的时间来寻找其最佳组织结构，再用三个月时间来实现对它的“巡航控制”。这样我就可以放心使用这个系统，不用再三考虑。

成功归档分类的要点

我强烈建议你使用自己的归档系统（有形的和数字形式的），并且这个系统要放在触手可及的地方。你从工作篮中拿出一个文件（或从电子信箱里打印一份文件），看了之后你觉得它不需要即刻付诸行动，只是具有潜在的价值，然后你就把它分类放入你的归档系统中。将文件扫描后存储在电脑里，或将信息复制后粘贴到电脑里也是同样的道理。你拥有的数字材料或许比纸质参考材料更多（或与之相反），但如果缺少一个相应的精简归档系统，你就很难保存具有潜在价值的信息，或者只能在不适当的位置堆放你的保存信息。整个归档分类过程不应该超过1分钟，如果达不到这个要求，就说明你的归档系统还需要改进。在以易检索格式进行归档时，如果花费的时间超过了一分钟，你就有可能抵触这个过程，最终把需要归档的资料随便堆放了事。这个系统除了要便捷，还应当让你感到有趣、好用、完整。否则，你会觉得归档这件事是个艰巨的任务，你就不会想去清空你的工作篮，甚至都不想看一眼堆积如山的文件或是电子邮件。但是别泄气：一旦建立起了合适的归档系统并让它运作起来，你就不会再抗拒归档工作，甚至会乐此不疲。

当你把一纸文件——就算是一张潦草的笔记——归档到系统内的时候，那种成就感并不逊于处理了一大摞正式文件。这是因为组织和管理文件需要花费大量精力，人们平时要么不保存，要么胡乱地塞到柜子和抽屉里（想象你是如何保存那些外卖菜单和火车时刻表的）。如果你认为所有此类信息都可以通过网络即时获取，而且你永远不会用到打印的纸质文件，那就确保你没有创建一个不必要的归档系统副本，而且你的选择和使用方法无懈可击。

如果你觉得需要对你的系统采取一些改进措施，以使它更加方便好用，那么就立刻动手吧！我设计的系统对我自己非常合适，很多尝试过的人也有同感，所以我强烈建议你参考下面提到的方法，来改进自己的归档系统。

一般性归档系统应该触手可及 归档工作应该能够在短时间完成，并且操作简单。如果每次存放文件时都不得不站起来，或者你不得不在你的电脑上搜索出几个位置，以便妥善放置你想要保存的某条信息，那你就会渐渐习惯随手把它丢到一边，从而放弃了归档，同时，你也会对处理工作篮里面的资料产生抵触情绪（因为你知道，那里面有一些文件可能需要归档！）。我培训过的许多人都重新设计了办公室的布局。现在他们坐在椅子上，转一圈就可以取到多个归档抽屉里的参考资料，不用再满屋子乱窜了。

按字母排序（或者按照拼音排序） 我为一般参考材料建立了一个而不是多个按照英文字母顺序排列的有形归档系统。一般而言，人们倾向于把文件夹当作一个管理系统来使用，按照工作类型或者不同领域分类管理。但当你忘记了某一材料的具体分类的时候，它可能出现的地点数目将以几何级数增加。一旦你将所有行动提示都列入“下一步行动”清单，这些资料就真正成了你个人图书馆中的内容，而你就能如愿地收集材料。你只需要解决一个问题：你拥有多大的存储空间，以及进行必要查阅时的便利性如何。一个按照字母顺序排列的简单系统可以根据主题、人、项目或者公司加以细分，这样即使你忘记了放在哪儿，也只面对着三四个可能的选项。在通常情况下，你可以在每个标签下设立一些子主题，比如：“园艺–花盆”和“园艺–想法”，这些都可以排列在字母G的下面。

建立一个简单有效、便于访问的一般参考资料归档系统，能让你保存足够多的信息。

数字化时代具有在众多数据中进行搜索的优势，用关键词标注内容的功能更是强化了其检索功能。不过，由于数据存储器方面的选项和存放位置过多，关键词标准功能很容易使其变得复杂和混乱。我认识的很多人都相当忙，他们不会花费时间和精力去使用这些工具，以便将所有材料纳入各自可用的应用程序。所以，尽管电脑赋予我们建造巨型参考资料库的强大力量、灵活性和机会，但在设计属于你本人的简单有效的参考信息组织结构方面，电脑构成的威胁则程度更甚。即便是采用数字化格式，也很有必要以适当方式存储一份城市出行指南——通常按字母格式有效编制索引或数据组。为了找到我喜欢的伦敦餐馆，我动用了我最新的一般参考资料应用程序，搜索“位置”、“伦敦”、“餐馆”——每层抽象概念都按字母排序。

数字导向型人士所面临的最大问题，是信息收集和存储的便利性引发了“只写综合征”：他们的一切行为都是为了收集信息——根本不对信息加以评估和巧妙运用。你必须自觉地采取行动，才能令潜在的庞大数字图书馆发挥作用，而不至于成为随便丢弃、徒有几个按键的数据黑洞。根据我的经验来说，“我不需要整理材料，因为使用搜索功能就足以找到它们”这种态度并不可取。我们需要回顾的大量已收集信息，应该以有效的组织形式加以呈现。

如果在一个主题或项目下出现过多需要归档的资料，那么就可以考虑给它们分配一个单独的抽屉、柜子或者数字目录。但是，如果这些有形资料还不到半抽屉那么多，我建议将其纳入按字母排序的归档系统中。如果已经进行过数字分组，或许有必要为它们单独列出一个子目录。

能够随时创建空文件夹 我手头上储备了大量空文件夹，处理资料的时候随手可取。当你需要归档的时候，却发现由于没有充裕的文件夹而导致工作停滞不前，恐怕这让人最感沮丧。你要始终确保拥有可随时调用的文件夹。在必要的情况下，应该可以在你的数据存储设备中即时创建一个新的虚拟文件夹。

确保有方便存储的庞大空间 尽量使抽屉中存放的有形资料少于3/4。如果每个抽屉都塞得满满的，你在潜意识里就会排斥新资料的存入，结果就会使得应该归档的资料堆积如山。如果发现抽屉快满了，我就会利用等待电话接通的时间动手清理。无论何时，如果你注意到了数字设备的存储空间，不妨随时进行检查和清理。

我知道，几乎所有的人都曾经使用过塞得满满的抽屉。如果你不希望自己对归档产生抵触情绪，或者仅仅是为了保护你的指甲，你都应该让你的抽屉留出一定的空间，至少可以方便自如地取放资料。对于数字存储设备来说，你应该随时关注电脑硬盘或云盘。你必须不断地进行本能判断，确定自己需要多大空间，以保证相关内容得到有效保存并能随时取用，而不至于因为未加整理的过量信息而形成黑洞。我经常会在等待电话接通的时候清理我的电子邮箱和过时的文件目录。

当抽屉快要塞满的时候，一般人的反应都是：“我得再准备个抽屉保存归档资料了！”或者“我必须弄一个更大的硬盘驱动器！”。似乎情况非常可怕。但是，如果你觉得这些资料值得保存，那就应该把它保存在你触手可及的地方，对吧？如果这个都不能保证，你为什么还要继续保存它呢？如果我们处于信息时代，而你在保存信息的同时却妨碍了你对信息的使用……这可不明智！

正确的做法是，为了让你的一般性归档系统能够保持充足的空间，你要另外准备一个放置参考资料的地方，主要用来存放那些不常用的资料，比如已经完成的项目记录、处理完毕的客户文书。这些资料虽不常用，但是确实需要你保存起来以供日后需要的时候查询，所以把这些资料放远点吧，将它们存入电脑硬盘或者云盘，至少要在你的视线之外，以免分散你的注意力。

用自动打签机来标注文件夹 无论你的有形参考资料库存数量多么小，你都需要积极地对其加以整理归档。打印标签会彻底改变你文件夹的面貌，以及你和这些文件夹的关系。把带有打印标签的文件夹放在会议桌上会让大家都感到舒服；每个人都能看懂那些标签上的文字；即使把它们放在公文包中或者放在远处，你也能看清标签的内容；当你打开抽屉的时候，呈现在眼前的好像是一个按照字母排序的目录。怎么样，感觉很好吧？这甚至会让你爱上归档。

你拥有那些你所命名的东西。但你收集却未命名的东西并不属于你。

到目前为止，科学家还不能解释为什么带有打印标签的文件夹会让工作变得如此高效，但是我知道这确实是事实。买个自己专用的标签打印机吧。为了让整套系统运转流畅，你需要随时动用它，这样你才能随时进行归档工作。不要把它借给别人！如果在你想归档的时候发现打签机不在手边，那你很可能会把资料堆在一边。打签机就和订书机一样是不可或缺的基本工具。

当现实工作十万火急的时候，如果整理某些资料需要花费的时间超过60秒，你就会把它们堆积起来。

至少一年整理一次归档系统 定期整理你的文件归档系统，可以防止资料变得混乱，也能防止某些资料如石沉大海般被遗漏。给自己一个审视其中内容的机会，也许你会想“没准儿这东西还有用”。几个月后，信息和物品的价值可能都会发生变化，你得决定哪些还值得保留，哪些已经没有价值了。这同样适用于数字和纸质参考信息。就像我说过的，我一般都是在等待电话接通的时候清理我的归档系统（也可能是在那种冗长的电话会议中）。

我建议所有的机构都设立一个“整理日”，在那一天，所有的员工都穿着休闲服和运动鞋，并把电话静音，然后动手清理他们积存的各种东西。[4]整理日到来，每个人都在轻松的状态下度过这一整天。大垃圾桶、回收品容器和“可撕碎”盒子均可动用，每个人都获准进入全天清理模式——围绕自己的办公室和电脑展开。个人的整理日也是你处理财务票据的绝佳时机，无论是在假期、年底或者每年春季的报税期，这样的一天可以让你把前一年的所有财务票据都整理好。

作为成功因素本身的归档工作

性质或意义不同的物品不论堆放到何处，不断考虑其内容特性都是一项繁重工作，你的大脑会因此变得混沌麻木。

在各种事项的宏大计划中，参考材料和辅助材料的归档工作并非亟待处理，也往往不具有战略意义。因此，如果真的需要处理这些材料，也往往要把相关管理行为定为低优先级。不过问题在于，你的脑海中和物理工作区是否充斥着作用不大，却具有潜在相关性的有用信息。如果不严格建立并维护存储系统的秩序，类似“这是什么？”、“它为何此时出现？”、“我应该怎么处理？”，以及“现在我应该访问哪个地方？”这类潜意识就会困扰你。

参考资料需要在其自身的独立边界（有形的和数字形式的）内进行保存和组织，这样不至于混淆系统内的其他类别，也能用于特定用途并得到有效评估。由于规模可能非常庞大，它们必须便于管理，以便在必要时收集、分析和评估你的需求，并且不能妨碍更具行动性的系统内容。我曾花费大量时间接触这个领域的卓越人士，帮助他们清理并建立起简单实用的参考系统，使他们腾出更多精力关注更重要的事情，这方面的效果通常很可观。