尽管搭建列形结构并不复杂，但在构建之前还是有几点内容需要考虑，这会让你的方案更容易被理解、被记住，也更容易引起沟通对象的注意。

排列顺序 。在建立一个列形结构时，你无须担心竖列的顺序，因为在向别人分享之前，你并不需要将其完全排列好。你可等到对沟通对象有了更多的了解，明白了该强调的关键点时再做决定。也就是说，如果内容的排列方式很显而易见，那你可以据此来构建结构。例如，在表7-3中，《涂鸦波普》的产品信息放在细分市场之前逻辑上会更通顺；同时，财务结果更应该放在最后一列，所以从左至右的排列方式是合适的。但是，如果你现在并不清楚应该怎样排列，也可以在后一阶段再做决定。

竖列数目 。回想一下最近几次去超市采购，如果只需要买两三样东西，你很轻松就能记住它们，根本不需要列个购物清单。如果需要购买6样以上的物品，你可能会把它们写在一张纸上，这样你就不会在回家时发现遗漏了某一样。我们之所以需要购物清单，是因为短期记忆很难容纳5件以上的物品。yipindushu.com

我们来做一项练习：下面是一张包括15个单词的清单。设置一个一分钟的计时器。当你开始计时后，仔细阅读这张清单，尽最大的努力来记住所有单词。不能用笔写任何东西，只可以阅读和记忆。一分钟后合上书，然后在两分钟内写下你记得的一切单词。准备好了吗？开始！

表7-4

好，我们现在用另外一份清单做同样的练习。同样，你只有一分钟用以记忆单词。一分钟之后合上书，然后在两分钟内写下你能记住的所有单词。开始！

表7-5

在第一个练习中，你记住了多少项？5个词？还是7个？你很有可能和我测试过的其他人一样，能记起7～9个词。想想试着回忆单词的经历，你是试着单独记起每个词吗？你是尝试把单词按照逻辑关系分组，还是试着一次把所有词汇都刻入脑中？你做练习的时候有什么感觉？有没有感到疑惑和崩溃？当你发现自己没有记住全部15个词的时候，有没有感到失望？

现在，回忆一下你做的第二个练习。你记住了多少个词？你有没有发现这次你需要记18个词，而第一个练习中你只需要记15个？因为我在清单的顶端加了表头，说明每组词都属于什么类别。你是否在第二个练习中记住的词比第一个多？当你用两分钟的时间写下你的清单时，你是不是先写分类，然后逐类写出所有词汇？你是否发现如果按照3个类别来记单词，比记住15个单独的词会更轻松一些？

想象一下，如果第一个练习的清单是这样的：

表7-6

如果它们是分类呈现的，记单词就更容易，不是吗？你可以在团队中用这个例子做实验，看看其他人是否也有和你一样的反应，是否也得出和你同样的结论。我认为结论是肯定的，因为大多数人都倾向这样处理信息。

无数研究显示，人类大脑具备在指定的类别下记忆4～7个概念的能力，当项目数超过7个之后人们就会开始忘记。在搭建列形结构确定竖列数量时，你可以以此为鉴。我建议你选择用2～5栏的内容进行阐述。如果你一次抛出8个要点给沟通对象时，他们会接收到一部分信息，但是到达极限后，他们会因为信息过多而感到不知所措。当信息量过大时，他们的感受就会如同你在第一个练习中试着记15个单词时的感觉一样，通过将数量严格控制在记忆极限以下，你的沟通对象会更容易理解你分享的信息，也会更容易记住你的想法。他们可能无法记住纵列中的所有子要点，但是分类会让你的沟通对象记住你建议中更多的内容。

竖列的完整性 。一旦你构建好了你的列形结构，就要严格评估其完整性。这意味着你需要回到你的核心建议，确认其中的每一部分都被包含在结构之中。人们最常犯的错误莫过于忘记给核心建议中的假设部分也创建一个支撑竖列，下面这个例子就反映了这一情况，其核心建议的具体内容是：

我们应该改变急诊室检查流程，因为这会增加X万美元的营业额，提高Y%的患者满意度和Z%的员工士气。

人们的第一反应是在核心建议下面创建竖列，包含营业额、患者满意度及员工士气三个方面的内容。这样做并没有错，然而，我们经常忘记加入“需要改变急诊室检查流程的必要性”这一项内容。记住，竖列要包含支撑整个核心建议的材料。

你可能不会用单独的一个竖列来阐述这个概念，但却可以在其他竖列中加入这部分材料。在这个例子中，你可以把“改变急诊室检查流程的必要性”加入到“患者满意度”这一列中。如此，这一列的第一点是目前的检查流程及病患对目前流程不满意的地方，第二点则是你所规划的检查流程。这个方法既可以满足完整性，也不必为核心建议中的“检查流程”单独创立一列。在列形结构中，必须保证核心建议包含的所有观点和概念都有相应的支撑点。

列形结构是最明确、最简洁的为沟通对象提供其所需信息的方式。使用它，你可以避免让沟通对象听到他们已经了解的信息。这个结构直接传递信息的方式，能显示出你对沟通对象知识储备的尊重。一个列形结构会让沟通更简洁，让方案通过的速度更快。