1.组织的含义

组织的希腊文原义是指和谐、协调的意思。通常情况下，对“组织”一词有两种解释，一是作为名词使用的“组织”。二是作为动词使用的组织。作为名词的（或静态的）组织是指人的集合体；作为动词的（或动态的）组织是指管理的一项重要职能。在管理学中，既要研究静态的组织，也要研究动态的组织。因为每项管理活动都是存在于一个组织范围内，实现管理目标需要运用组织这一基本职能。组织作为人的集合，不是简单的毫无关联的个人的加总，它是人们为了实现一定目的，有意识地协同劳动而产生的群体。理解组织的含义，基本要点有四个方面。其一，组织是一个人为的系统。这里，所谓“人为”的系统，是指这一系统是由人建立的，以人为主体组成的具有特定功能的整体。其二，组织必须有特定目标。目标是组织存在的前提，不管目标是明确的还是模糊的，组织都是为这一特定目标而存在的。组织目标反映了组织的性质及其存在的价值。其三，组织必须有分工与协作。组织的本质在于协作，正是由于人们聚集在一起，协同完成某项活动才产生了组织。企业生产各环节建立在分工基础上的密切合作，是把原材料变成成品的前提条件。电影院的观众虽然是拥有特定目标的群体，但他们之间没有分工协作，因而观众虽坐在一个电影院里看电影，但他们不是一个组织。而电影院忙碌的工作人员通过协作保证电影的正常放映，并为观众提供良好的观看环境，它们构成一个组织。组织功能的产生是人类协作劳动的结果。四是组织必须有不同层次的权利与责任制度。权责关系的统一，使组织内部形成反映组织自身内部有机联系的不同管理层次。这种联系是在分工协作基础上形成的，是实现合理分工协作的保障，也是实现企业目标的保障。组织规模越大，权责关系的处理就越重要。

组织的功能

（1）集合功能

组织是利用集体力量帮助人类社会超越自身个体发展能力的支撑条件。组织存在的基础是生产的社会化。随着社会需求的日益复杂化、多样化，单纯依靠个人的力量无法满足这些需求，因此人们组成各类组织，在组织中统筹安排各种资源，以尽可能少的资源消耗取得最大的收益。正如搬石头，以个人的体力可能不够，为此就需要两个人或更多的人的合作，于是组织就产生了。在规模较大的组织中，个人在其中起着一种类似有机体中细胞的作用。树木仅通过自己的成长不能形成某种力量，但可以通过聚集与并列来实现，即可以形成森林取得挡风固土等功效。当然，由于组织是人的集合体，其作用大小差异较大，但无论如何，组织的存在与发展为人类社会利用集体力量实现个人无法实现的目标创造了条件。

（2）约束功能

组织是实现管理目标的重要保证，组织的作用是由其运转过程实现的。要创建一个有效的组织，只是集合一些人、分给他们职务是不够的。应该找到必要的人并把他们放在最能发挥作用的位置上。作为管理的基本职能，组织在企业管理中具有重要作用。按照法约尔的管理职能学说，管理过程包括计划、组织、指挥、协调、控制五个基本职能。其中，组织职能包括设计组织机构、制定相互关系和行为规范及职工的招募评价和训练。

（3）协调功能

以企业为例，组织是连接企业领导与职工、企业与环境的桥梁。企业实现有效领导的前提是领导与职工的信息交流、情感交流。信息交流可使每个职工明确个人的权利与责任。借助于组织内部在合理分工基础上形成的权责分配关系，使组织成员有一个正式的信息联系渠道，可以了解生产中出现的问题，及时进行信息传递，保证问题的及时有效解决，避免矛盾与误解。

正式组织与非正式组织

在人类社会的发展历程中，组织的形式虽然多种多样，但概括起来，不外乎两种类型，即正式组织与非正式组织。无论人们是否承认，社会体系中都必然存在着正式组织和非正式组织两种形式。对应着正式组织的非正式组织，是客观存在着的。这两种类型的组织各有特点，只有区别对待，才能在发挥正式组织作用的同时，充分发挥企业非正式组织的积极作用，有效提高企业的整体功能。

正式组织的特征及表现方式

正式组织一般是指企业中体现企业目标所规定的成员之间职责的组织体系。我们一般谈到的组织都是指正式组织。企业的正式组织中，其成员之间保持着形式上的协作关系，以完成企业目标为行动的出发点和归宿点。人们经常将“正式”与“不变”、“稳定”联系在一起。在实践中，正式组织在保持其相对稳定性的同时必须具有一定的灵活性，发现和使用人才，并根据企业环境的变化调整正式组织的结构。

（1）正式组织的特征

正式组织是组织设计工作的结果，它是通过组织图和职务说明书等文件加以正规确定和筹划的组织形式。正式组织具有如下三个特征。一是目的性。正式组织是为实现组织目标而有意识建立的。为了更好地实现组织的目标，正式组织往往需要随着内外环境条件的变化而做出相应调整。二是正规性。正式组织中成员的职责范围和相互关系通常由书面文件加以明文的、正式的规定，以便确保成员行为的合法性、精确性、纪律性和可靠性。三是稳定性。正式组织一经建立，通常都会维持一段较长的时间，以充分发挥组织的效能。过于频繁的变动不仅于正式组织不可行（因为组织运行惯性及各种人为阻力都会抑制这种变动），而且也不利于提高工作的效率。如何做到稳定性与适应性的结合，达到持续性与变动性的平衡，这是正式组织面临的一大问题。

（2）正式组织的表现方式

反映正式组织中各方面关系的文件除了职务说明书外，更重要的是组织图。组织图是参照“树”的形状绘制出来的，它直观明了，使组织中每个成员一看就知道自己所处的位置、向谁汇报工作、谁对他拥有直线职权，以及职位、部门组合的依据和管理幅度等，因此人们常将它称作组织的蓝图。组织图清楚地表明，组织中的权力和责任是如何由最高管理层沿着一条明确而又不间断的路线逐渐流向下层，并由此构成直线指挥和工作汇报关系的指挥链。组织图界定了各职位、各部门之间的相互关系，从而为组织的正常运行提供了一种井然有序的方式，并指明了上下左右间信息沟通的正式渠道。

非正式组织的产生、影响及管理策略

（1）非正式组织的产生

在正式组织中，可能存在若干非正式组织。非正式组织是伴随着正式组织的运转而形成的。在正式组织中，某些成员由于工作性质相近、社会地位相当，对一些具体问题的认识基本一致、观点基本相同，或者由于性格、业余爱好和感情比较相投，他们在平时相处中会形成一些被小群体成员所共同接受并遵守的行为规则，从而使原来松散、随机形成的群体渐渐成为趋向固定的非正式组织。任何组织，不论规模多大，都可能有非正式组织存在。非正式组织与正式组织相互交错，同时并存于一个单位、机构或组织之中，这是组织生活的一个现实。

（2）非正式组织与正式组织的区别及其特征

正式组织是组织设计工作的结果，是经由管理者通过正式的筹划，并借助组织图和职务说明书等文件予以明确规定的。正式组织有明确的目标、任务、结构、职能及由此形成的成员间的责权关系，因此对成员行为具有相当程度的强制力。与之对比，非正式组织是未经正式筹划而由人们在交往中自发形成的一种个人关系和社会关系的网络。在非正式组织中，成员之间的关系是一种自然的人际关系，他们不是经由刻意的安排，而是由于日常接触、感情交融、情趣相投或价值取向相近而发生联系。与正式组织的特征相对应，非正式组织的基本特征有三个方面。一是自发性。非正式组织中共同的个人行动虽然有时也能达成某种共同的结果，但人们并不是本着有意识的共同目的参与活动的。他们只是由于自然的人际交往而自发地产生交互行为，由此形成一种未经刻意安排的组织状态。二是内聚性。非正式组织虽然没有严格的规章制度来约束其成员的行为，但它通过成员的团体意识、团体固有的规范和压力及非正式组织领导者的说明和影响而将人们团结在一起，并产生很强的内在凝聚力。三是不稳定性。由于非正式组织是自发产生、自由结合而成的，因此呈现出不稳定性。它可以随着人员的变动或新的人际关系的出现而发生改变，从而使其结构表现出动态的特征。

（3）非正式组织的影响作用

非正式组织的存在及其活动，一方面可对正式组织目标的实现起到积极促进的作用，另一方面也可能产生消极的影响。非正式组织的积极作用表现在，它可以为员工提供在正式组织中很难得到的心理需要的满足，创造一种更加和谐、融洽的人际关系，提高员工的相互合作精神，最终改变正式组织的工作情况。非正式组织的消极作用在于，如果非正式组织的目标与正式组织目标发生冲突，则可能对正式组织的工作产生极为不利的影响。正式组织要求成员行为一致性，可能会束缚其成员的个人发展。此外，非正式组织的压力还会影响到正式组织的变革进程，造成组织创新的惰性。

（4）对待非正式组织的管理策略

由于非正式组织的存在是一个客观的、自然的现象，也由于非正式组织对正式组织具有正负两方面的作用，所以，管理者不能采取简单的纵容或取缔态度，而应该对它加以妥善地管理。也就是要因势利导，善于最大限度地发挥非正式组织的积极作用，克服其消极作用。一方面，管理者必须认识到，正式组织目标的实现要求有效地利用和发挥非正式组织的积极作用。为此，管理者必须正视非正式组织存在的客观必然性和必要性，允许乃至鼓励非正式组织的存在，为非正式组织的形成提供条件，并努力使之与正式组织的要求相吻合。另一方面，考虑到非正式组织可能有的不利影响，管理者需要通过建立、宣传正确的组织文化，以影响与改变非正式组织的行为规范，从而更好地引导非正式组织做出积极的贡献。

某电子产品公司组织结构存在的问题

某电子产品公司下属的工厂开工不久，就遇到了设备停工率高、废品率高、矿工率高、人工成本高等问题。公司早已制定正式的组织图，按要求配齐职工，并对职工进行了必要的培训。厂长将出现的问题归咎于人事部主任，说他的培训效果很不理想。

人事部主任承认培训工作有缺陷，但接着说，工厂刚开工，许多人事关系尚未理顺，有了正式的组织结构图并不能保证职工一定就有正确的行为。他建议采用征询意见表的方式来了解职工对组织结构中的各种关系的理解程度。厂长同意人事部主任的意见，全厂600名职工都利用上班时间回答了征询意见表中的问题，人事部整理了答案，准备了一份摘要供讨论。摘要中的部分要点如下。

第一，非管理人员中，有35%的人说，他们对每天的任务经常感到不明确；有20%的人说，他们往往很难从管理人员那里获得工作所需的必要信息；有40%的人认为，严格执行某些规章制度反而会妨碍正当的行动。

第二，管理人员中，有30%的人说，他们没有与职责相称的权限；有20%的人说，他们所在单位同有关单位之间缺少足够的联系；有20%的人认为，很难通过计划达到工作上的协调。厂长看了这份摘要后说：“这是怎么回事？我们规定了清楚的组织结构，制定了各种政策和程序。唯一的解释是：没有把这些告诉职工。”