学习的最佳途径是实践。但是，在开始之前，我还要强调几个基本原则：

1. 首先处理工作篮中最上面的事务。

2. 一次一事。

3. 永远不要把事务再次放回工作篮。

从最上面的一项开始

即使第二项事务是国家总统写给你的信，而第一项仅仅是一封垃圾邮件，你也必须首先对付这封垃圾邮件！这是一个夸张的例子，但是这个原则是非常重要的。每一件事情都必须获得均等的处理机会。“处理”这个动词并不仅仅意味着“花费时间”，它还指“判断事情的实质，确定下一步的行动方案，然后进行相应的处理”。无论如何，你必须尽最大可能迅速完成清空工作篮的工作，而且不回避对任何一件事情的处理。

“处理”并不仅仅意味着“花费时间”。

紧急搜索不等于清理

大多数人首先在工作篮或者电子邮箱里寻找最紧急、最有趣或者最吸引人的事情来做。“紧急搜索”的做法固然很好，而且有时也极为必要（我也经常这么做）。比如，你刚刚从别处开会回来，15分钟后还要参加一个漫长的电话会议，这就需要你进行一番检查，以确保没有“地雷”存在，看看你的客户是不是已经答复了你的电子邮件，是不是对你的提议表示赞同。

然而，这并不是我们所说的处理的正常程序，充其量只是一个应急搜索。当你开始采用加工处理行动模式时，必须养成这样一个习惯：从一端入手，按顺序一次只处理一项内容。一旦你违背这个原则，只去处理你想要解决的事务，并且顺序杂乱，那结果必将导致某些事务被遗漏。而且最终的结果是，你的办公桌和电子邮箱很快又堆满了铺天盖地的事情。许多人都处于应急搜索状态，他们总是深受新内容的干扰，如果他们不持续浏览自己电脑或移动设备上的内容，就会觉得不舒服。如果他们认为每隔一两天就要对新内容进行一次全面处理，他们就意识不到持续查阅的必要性。

“后进先出”还是“先进先出”

工作篮是一个处理问题的地点，而不是一个存储容器。

从理论上讲，最好的做法可能是把工作篮底朝天地颠倒一下，然后，从第一件装入工作篮的材料开始处理。但实际上，只要你能够在一段不长的时间内，完成从一端到另一端的处理，那么其结果是大同小异的。无论用哪种方法，你都可以在短时间内毫不遗漏地检阅全部内容。然而，这里有个特例，那就是在处理一大堆积压已久的电子邮件时，首先对付最后出现的邮件反而可以提高效率（“后进先出”）。这是因为，虽然关于同一问题的往来邮件有很多封，但主题都只有一个，而且最后一封邮件包含的信息往往最多（或者最接近问题的最后解决方案）。所以处理了这封邮件，就意味着一并处理了前面的邮件，而且如果没能了解整个讨论过程，你肯定不愿意提前回应某些问题。

一次一事

也许你发现自己常常有这样一种倾向：拿起一份资料，当自己还未确定具体的处理措施时，你的注意力又不由自主地转到下面另一桩事情上，大脑也随之开了小差。也许第二个工作对你的吸引力更大，因为你对如何处理它胸有成竹，而你对于手头上的这件事一点也不感兴趣。这种倾向非常危险：由于你把精力转移到下面一件更简单、更重要、更有趣的事情上，所以很可能会把手头的工作扔到一边，让它再次积压在你的办公桌上。

通常情况下，你并不会自动思考、处理收集起来的事项。你必须自觉考虑这些问题，就像要求自己参加锻炼或是打扫房子那样。

大多数人还希望能立刻把工作篮中的一切内容统统倒出来，尽快搞定它们。尽管我非常理解大家的迫切愿望，但是，我还是坚持提醒你：强迫自己只处理最上面的一项，其他的内容尽量看都不看。每次只处理一项内容可以迫使你集中全部注意力来做出判断。注意力是确保解决问题的必要条件。这么做的另一个好处是，即使你的处理过程被打断了，也不会出现一团乱麻的情况（那很容易使你再次陷入失控状态）。

例外：多任务处理

对于“一次一事”这项原则，存在着极少数的例外。有那么一类人，他们在对某件事情做决定之前，需要暂时将注意力转移开1分钟。当我遇到这类人的时候，我让他们每次从工作篮中拿出两三样东西，同时处理。对于他们来说，这会让处理过程变得更加简单和迅速，也使他们更容易确定下一步行动。

但是，请记住，多任务处理是个例外——只有在你掌握了“立刻处理所有问题”的能力，并且不会逃避“那些需要2分钟以上的时间才能做出的决定”（见下文）时，它才有可能奏效。不然的话，你还是老老实实地“一次一事”吧！

永远不再放回工作篮

把东西拿出工作篮，这是一条“单行线”。有点类似于那句谚语“事情只做一次”，尽管这实际上并不是什么好主意。如果你严格按照这句话来做，也就不会存在什么行动清单了，因为当你发现一件事情的时候，你就会在第一时间把它处理好。实际上，如果你每次一意识到某件事情就立即去着手完成，那你的效率会非常低，而且这也是不可能的。其实，这句话的含义是告诉你不要养成坏习惯，即连续不断地从工作篮中取出任务，却不判定它的性质，也不考虑下一步对策，只是把它们丢在一旁。更准确的说法是：“当你将一件事务从工作篮中取出时，就应立刻判定它的实质以及处理方法，且永远不要把它再次放回工作篮。”认知科学家现在已经证明了“认知疲劳”的真实性，即你做出的每个或大或小的决定都会在一定程度上消耗你的脑力。决定对某个电子邮件或任何其他事物“不做决定”，这本身就是一个决定，这会耗费你的精力。

处理过程的关键问题：“下一步行动是什么？”

你已经知道了加工处理的要领，也准备开始“一次一事”地处理收集到的事情。你现在要做的就是针对每件事情确定下一步行动。这听起来很容易——也确实如此——但它要求你快速、果断地进行思考。很多时候，需要采取的行动不会那么显而易见，它需要你去发掘，去筛选。

就像是一只闯入裸身营地的蚊子，我清楚自己想要做什么，却不知道从何处开始。

——斯蒂芬•贝恩

比如，你开始处理第一项任务，是否需要与某人通电话？或者填写一份表格？还是上网搜索资料？去商店买些东西？同你的助手谈一谈？给你的老板发一封电子邮件？等等。如果你能找到具体的下一步行动，那么做出决定和选择也就更容易了。但是，如果“确实没有什么可以采取的行动”，又该怎么办呢？