一般情况下，我们工作中出现的参差不齐、变化万千的枝节问题，对任何人来说都是一个不小的挑战。现在，在这个基础上还要增加另一项挑战：工作职责的定义在不断变化，处于更广泛生活范围内的各种职责和利益也在频繁变化。

我们大多数人在过去72小时里经历的生产变革、项目规划，以及工作内容重心转移，比父辈们在1个月甚至1年中经历的都多。

我经常在研讨会上提问：“你们当中，有谁从事的工作就是公司招聘你的时候要求你做的事情？在过去一年里，你们中间有多少人的个人生活从未发生任何显著变化？”很少有人举手。由于工作职责很可能既无明确的限制，又无特定的形式，因此，只有长时间从事某一任务明确的工作，你才有可能明白自己到底需要做什么、做多少、做到什么程度，才可以使自己的头脑保持清醒。而且，如果你能大体掌控自己的生活——不搬家，不改变人际关系，你和你的爱人没有健康问题或者生活方式问题，不发生资金问题，没有可激发新发展方向的推动性计划，无须被迫变换职业——你或许可以形成某种管理节奏和管理系统，从而在某种程度上使工作和生活变得稳定。

但是，很少有人能有这样的好运，这主要有以下三个原因：

1. 组织架构现在几乎处于一种永恒的变化之中，奋斗目标、产品、合作伙伴、用户、市场、技术，以及产权人都在不断地更新变化，这必然导致各种现存的结构、模式、角色和责任的重组和调整。

2. 与从前相比，当今一般的专业人士具有更强的独立性和自由度。他们变换职业就如同父母换工作岗位一样频繁，甚至连40多岁、50多岁的人也信奉时代在不断发展的信条。他们希望更全面地融入主流社会中去，投身于“包罗万象的发展大潮之中，无论是在专业领域、管理领域还是行政领域”。简言之，人们不会长期从事任何一种单一职业。[2]

3. 我们在文化、生活方式、技术方面的相对变化速度，使得个人更有必要加强对其独特个人状况的掌控。照顾年迈的父母，马上辞掉工作回家照顾孩子，应对突如其来的健康问题，或者包容生活伴侣做出的某种重大改变……这些事情发生得比以往任何时候都更加频繁，其影响也更加深远。

我们永远无法为那些全新的事务真正做好充分的准备。我们不得不进行自我调整，而每次彻底的调整都会使自尊心陷入一场危机：我们要经历考验，我们要证明自己能行。这需要我们充满自信，克服内心的恐惧，直面剧烈的变革。

——埃里克•霍弗

现在很少有人能够清楚地知道要在办公室、家里、飞机上、车里和当地的咖啡馆里做些什么——无论是在周末、周一上午、凌晨三点醒来时，还是在“度假”时，也不知道到底需要多大的投入才能把事情做好。我们从外部世界获取了大量信息，同时，在内心世界形成了同样繁杂的观点，并建成了与别人或自己达成的协议。然而，我们自身还不具备相应的能力来处理数量如此庞大的事务。

在这个全球互联的高科技世界，只有最快，没有最新。在生活和工作的变化速度颇为缓慢的情况下，一旦人们突破了对新生事物的不适感，他们就会长期保持定速巡航状态。现在，大多数人都生活在一个再也无法挥霍时间的世界。你阅读本书的此时，世界正在发生变化。而且，如果你在阅读本书的同时还要分神去考虑其他生活事务，或者你觉得有必要检查电子邮件，以免漏掉新的重要信息，那么你确实患上了“不要错过火车”综合征。

旧的模式和习惯已让人力不从心

无论是我们所接受的标准教育、传统的时间管理模型，还是当今那些充斥市场、唾手可得的电子和纸质管理辅助工具，都无法全面地帮助我们应对各种新要求。如果你已经试过使用上述任意一种处理方法或者工具，恐怕你已经发现，它们都无法满足工作中不断产生和转换的各种复杂要求。要想在这个波涛汹涌但往往是非结构化的时代实现专注、轻松、良好的自我控制，人们需要全新的思维方式和工作模式。我们迫切需要挖掘出一些新方法、新技术和新工作模式，以使我们永远立于不败之地。

传统的时间管理法和个人管理法在过去的时代曾经大显身手，所以当劳动大军从工业化装配流水线中抽身出来，涌入一种全新的工作模式时，这些传统的方法为我们提供了极为有益的参考，这包括对行动对象和时机的判断。而当时间自身也转化为一种工作要素时，个人日程表随之成为一种关键性的工作管理工具。（20世纪80年代，许多专业人士就已经把袖珍日程表视为工作条理化的主要手段。时至今日，仍有许多人把自己的日程表或者他们的电子邮件、工作列表奉为重要的管理工具。）有了自由支配的时间，选择做什么事的要求也接踵而至。创建“1、2、3”优先顺序代码和每日列出的任务清单，就是在过去的实践中逐渐发展起来的帮助人们的重要选择手段。如果你拥有做出选择的自由，你就需要考虑到哪些是需要优先解决的事情。

你可能已经认识到，尽管日程表的作用不容忽视，但是实际上，它也只能对部分繁杂事物进行有效管理（至少在某种程度上如此），从而增进你对所从事事务的了解。而且，已为人们所证实的是，每天的任务清单和那些简化的优先顺序代码，远远不足以应对一个普通职业人士所面对的量大、纷繁复杂的日常事务。每天要处理几百封电子邮件和短信息的人越来越多，他们不能忽视任何一次邀请和投诉，不能对订单，或者来自公司、家庭的沟通信息不予理会。几乎没有人能够基于优先程度把所有的事务排出先后，也没有人敢在接到老板的电话、即时信息或指令后，不立即变更自己事先确定的工作日程。

“大局”与事务的本质

另一方面，大量的商业书籍、模型、研讨会和权威专家，都极力推崇把“着眼大局”作为处理复杂问题的思路。认清主要目标和价值观，为我们的工作赋予了先后次序、意义和方向。然而，在实践中，运用价值观思维方式这一良好初衷却经常达不到预期的效果。我经常看到这些努力往往都付诸东流了，主要出于下面3个原因：

1. 在处理每天、每小时要完成的事务时，有很多干扰因素分散了我们的注意力，以致我们无法集中足够的精力去关注更重要的问题。

2. 由于个人管理系统方面存在欠缺，这引发了一种下意识的抵触情绪，所以在面对那些棘手的重要项目和目标时，这种情绪就会阻碍具体行动的实施。而这种结果又会产生更加严重的干扰作用，并进一步强化压力。

3. 一旦提出了更高一级的要求和价值观，我们原有的标准和着眼点也将随之提升，这会让我们认识到有更多的事务尚待完成。这通常只会在我们的肩上再加上一把稻草，让我们不堪重负、愁眉不展。没错，审视价值观会让我们在清单上堆积更多的任务。

风浪总是偏袒最棒的航海家。

——爱德华•吉本

诚然，集中精力来关注主要目标和价值观的重要性毋庸置疑。关注主要目标和价值观能为我们提供一个必要的选择标准，让我们能就应该停止的行动、在过多选项中应该予以关注的重大事项做出时而困难的抉择。但这并不意味着我们的工作量会减轻，或者大大减少遇到的困难和挑战。恰恰相反，只是牌局中的赌注提高了，但还必须一如既往地玩下去。例如，对一位人力资源部的经理来说，仅仅通过提高工作和生活的质量以便吸引并挽留人才，并不能使自己的工作变得轻松。而作为一位母亲，在她十几岁的女儿离家工作或读大学之前仅剩的在家的时光，认识到提供宝贵经验的重要性同样于事无补。对于具有潜在相关性和重要性的管理对象而言，其工作量并不因思考质量和工作质量的提高而减轻。

混乱不是问题，关键在于需要多久才能发现其内在的相关性。

——道克•奇尔德和布鲁斯•克莱尔

长期以来，在“知识工作”的新文化中存在着一种缺陷：缺少一套连贯一致并能够在实实在在的工作中发挥卓越功效的系统和工具。这套系统必须能够从大局着眼，从小处入手，并且使二者有机地融合在一起；必须能够管理多个层面；必须能够坚持不懈地对每天衍生的众多新生事物进行控制；必须易于维护，能节省更多的时间和精力；必须化繁为简。